エントリーシートの郵送方法とは？封筒の書き方と速達・書留の使い方

• 1. エントリーシートの基本的な郵送方法
• 2. エントリーシートの封筒選びのポイント
• 3. 【表面】エントリーシートの封筒の書き方
• 4. 【裏面】エントリーシートの封筒の書き方
• 5. エントリーシートの送付状の書き方
• 6. まとめ

1. エントリーシートの基本的な郵送方法

エントリーシートを郵送する際には、ただ封筒に入れて送るだけでなく、いくつかの基本的なマナーがあります。これらの手順を一つひとつ丁寧に行うことで、あなたが「細やかな配慮ができる、丁寧な仕事をする人物である」という印象を採用担当者に与えることができます。
 

• ・書類はクリアファイルでまとめて封筒に入れる

• ・油性ペンで丁寧に宛名・差出人を書く

• ・送付状を用意して同封する

• ・速達・書留は使わずに普通郵便で送るのが基本

• ・郵送するタイミングと締め切りの確認

• ・企業へ直接手渡しするのはOK？

ここでは上記6つのポイントを順番にご紹介します。

書類はクリアファイルでまとめて封筒に入れる

エントリーシートや送付状などの応募書類は、郵送中に雨で濡れたり、折れ曲がったりするのを防ぐため、必ず無色透明の新品のクリアファイルにまとめてから封筒に入れましょう。使い古したファイルは避け、綺麗な状態のものを用意します。この一手間が、書類を美しい状態で保つだけでなく、「大切な書類を丁寧に扱える」という、あなたの気配りや誠実さを採用担当者に伝えることになるのです。

複数の書類を入れる場合は、上から「送付状」「エントリーシート」「その他の書類（成績証明書など）」の順番で重ねるのが一般的です。表裏・上下は必ず揃えた上で封筒に入れるようにしてください。書類の向きは、封筒の宛名を書く方が表になるように入れるのがポイントです。

油性ペンで丁寧に宛名・差出人を書く

封筒の宛名や差出人は、黒の油性ペンを使って、心を込めて丁寧に書きましょう。油性ペンを使うのは、雨などで文字がにじんでしまうのを防ぐためです。万年筆や、擦ると消えるタイプのボールペンは絶対に使用しないでください。ペンの太さは、1.0mmから1.2mm程度のサインペンを選ぶと、力強くはっきりとした文字になるのでおすすめです。文字の大きさや配置のバランスにも気を配り、誰が読んでも読みやすい、美しい宛名を目指しましょう。

なお、封筒の宛名・差出人に関しては、一度間違えてしまうと修正テープや修正液は使えないため、最初から書き直す必要があります。自信がない場合は、鉛筆で薄く下書きをしてから清書するのも良い方法です。誤字脱字がないように、何度も確認してから清書しましょう。

送付状を用意して同封する

エントリーシートを郵送する際には、基本的には「送付状（添え状）」を同封するのがビジネスマナーです。送付状とは、「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを伝えるための挨拶状のようなものです。これがあることで、採用担当者は封筒の中身をすぐに把握できるメリットがあります。就活のエントリーシートにおいては送付状は必須ではありませんが、同封することで丁寧で常識のある人物だという印象を与えることができます。

特にIT業界やエンジニア職では、仕様書や設計書といったドキュメント作成能力も求められるため、こうしたビジネス文書をきちんと作成できることは、コミュニケーション力や注意力、文章力を示すチャンスにもつながります。

速達・書留は使わずに普通郵便で送るのが基本

エントリーシートの郵送は、特別な指定がない限り「普通郵便」で送るのが基本です。締め切りに余裕を持って準備した上で、普通郵便で送りましょう。締め切り間近で「速達」を使うと、採用担当者に「計画性がないのでは？」「自己管理が苦手なのかな？」というマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

また一般書留や簡易書留などの「書留」は、配達の記録が残り、手渡しで届けられるため確実ですが、企業側が受け取る際にサインや捺印の手間がかかるため、かえって迷惑になることがあります。企業から書留を用いるように指示がある場合を除いて、避けた方が無難です。

エントリーシートの送付で「レターパック」を使うことも可能です。レターパックは郵便局やコンビニで購入でき、追跡サービスがあって信書も送れるため、就活の応募書類を送るための選択肢の一つにはなります。しかし、封筒に直接宛名などを書き込む形式であり、少しカジュアルな印象を与える可能性があるため、伝統的な企業や堅い社風の企業に送る際は避けた方が無難でしょう。普通郵便よりも高価なので、何度もエントリーシートを送付する就活ではコストがかかってしまうデメリットもあります。

そのため基本的には「速達・書留・レターパックは使わず、普通郵便で送る」と覚えておきましょう。

郵送するタイミングと締め切りの確認

エントリーシートを郵送するタイミングも重要です。企業が指定する応募書類の締め切りには、主に「必着」と「消印有効」の2種類があるので、必ず募集要項で確認しましょう。「必着」は、その日付までに企業に書類が到着している必要があるため、郵送にかかる日数を逆算して、数日前に発送する必要があります。一方の「消印有効」は、その日付までの郵便局の消印（スタンプ）があれば、到着が締め切りを過ぎても問題ありません。

どちらの場合でも、締め切りギリギリに送るのは避け、少なくとも3〜5営業日前には郵送できると、心にも余裕が生まれます。早めに準備し、余裕を持って提出する姿勢は、計画性の高さをアピールすることにもつながります。

企業へ直接手渡しするのはOK？

企業からエントリーシートの郵送を指示されている場合、たとえ企業のオフィスが大学・自宅から近い場所にあったとしても、アポなしで訪問して直接手渡しするのはマナー違反です。採用担当者は多忙な業務の合間を縫って選考活動を行っており、突然の訪問は業務の妨げになり、かえって「自己中心的」「相手の都合を考えられない」といったマイナスの印象を与えかねません。

ただし、会社説明会や面接の会場で、担当者から「エントリーシートをこの場で提出してください」といった指示があった場合は、その指示に従います。その際も、書類はクリアファイルに入れ、封筒に入れた状態で持参するのが丁寧です。封筒の表面には宛名などを書く必要はありませんが、裏面には自分の大学名と氏名を書いておきましょう。手渡す際は、相手が読みやすい向きで、両手で丁寧に差し出すのがビジネスマナーです。

2. エントリーシートの封筒選びのポイント

エントリーシートを郵送する際には、応募書類を入れる「封筒」選びにも配慮しましょう。どんな封筒を選ぶかによって、ビジネスマナーを理解しているか、細やかな配慮ができるか、といった点が伝わるからです。

ここではエントリーシートを送る封筒の色・サイズについて、押さえておきたいビジネスマナーをご紹介します。

封筒の色は茶色よりも白色を選ぶ

エントリーシートを入れる封筒は、日常的に使われる茶色のものよりも、フォーマルな印象の白色のものを選びましょう。茶封筒は事務的な用途で使われることが多く、企業のダイレクトメールなど、他の郵便物に紛れてしまう可能性があるからです。一方で、白封筒はフォーマルな印象を与え、清潔感や誠実さを演出できるほか、後述する「応募書類在中」の朱書きが目立ちやすいというメリットもあります。

企業に届くさまざまな郵便物の中で、あなたのエントリーシートをすぐに見つけてもらい、かつ良い印象を持ってもらうために、封筒の色は白を選びましょう。

角形A4号または角形2号の大きさがおすすめ

エントリーシートはA4サイズで提出することが多いですが、これを三つ折り・四つ折りにして小さな長形3号の封筒に入れるのは絶対に避けましょう。大切な応募書類に折り目をつけないために、A4サイズのクリアファイルがそのまま入る大きさの封筒を用意します。

具体的には、「角形A4号（228mm×312mm）」または「角形2号（240mm×332mm）」が最適です。角形A4号はA4サイズのクリアファイルにジャストフィットする大きさで、角形2号は少しゆとりがあるサイズ感です。どちらを選んでもマナー違反にはなりませんが、書類が多い場合は少し大きめの角形2号の方がスムーズに封入できます。どちらも封筒としては一般的なサイズで、文房具店や100円ショップなどで手軽に購入できるので、就活に備えてまとめ買いしておくと良いでしょう。

3. 【表面】エントリーシートの封筒の書き方

封筒の表面は、企業の担当者が最初に目にする「顔」の部分です。ここに書かれた文字の丁寧さや情報の正確さが、あなたの第一印象を大きく左右します。正しい書き方のルールを知り、ビジネスマナーを守ることで、開封前から「この応募者は信頼できそうだ」というポジティブなイメージを与えることもできるでしょう。

ここでは、宛名と「応募書類在中」の書き方、切手の貼り方まで、封筒の表面を完璧に書き上げるためのポイントを解説します。

宛名の書き方

封筒の表面には、まず右側に企業の郵便番号と住所を、都道府県から正確に書きます。建物名や階数も省略せずに記載しましょう。ビル名などが長い場合は、2行に分けても構いません。

中央には会社名、部署名、そして担当者名などを、住所より少し大きめの文字で書きます。会社名は「(株)」などと略さず、「株式会社」と正式名称で書くのがマナーです。宛名に関しては、誰宛てに送るかによって敬称の使い方と書き方が変わりますので、以下の3パターンを押さえておくと良いでしょう。
 

• ・部署宛ての場合：「人事部 御中」

• ・担当者名が分かっている場合：「人事部 〇〇様」

• ・担当者名は不明だが、役職などが分かっている場合：「人事部 採用ご担当者様」

「御中」は組織や団体に、「様」は個人に使います。この2つは併用できないので、「人事部御中 〇〇様」とは書かないように注意が必要です。正確な宛名は、募集要項などにある問い合わせ先や、応募書類の送付先を調べて、そのまま記載するようにしましょう。

「応募書類在中」の朱書きを入れる

封筒の表面、左下には「応募書類在中」という文字を赤色の油性ペンで書き、その周りを定規を使って四角い枠で囲みます。これを「朱書き（しゅがき）」と呼びます。

朱書きがあることで企業の窓口は、一目で重要な選考で使用する応募書類だと認識して、他の部署の郵便物と混ざることなく、迅速に採用担当者の手元へ届けてくれます。この小さな配慮が、スムーズな選考プロセスにつながります。市販のスタンプを使っても構いませんが、手書きで丁寧に書くことで真摯な姿勢を伝える戦略も有効です。

正確な郵便料金で切手を貼る

切手は、封筒の左上にまっすぐに貼り付けます。切手料金が不足していると、差出人に返送されてしまい、提出が遅れたり、企業側が不足分を支払うことになったりして、非常に悪い印象を与えてしまうためご注意ください。こうした事態を防ぐためには、郵便局の窓口に直接持ち込み、重さを測ってもらってから正確な切手料金を支払うのが最も確実で安心な方法です。

記念切手やキャラクターものの切手は避け、ビジネスシーンにふさわしい一般的な切手を選びましょう。複数枚貼る場合にも、雑多な印象にならないよう、できるだけ枚数を少なく、多くても2〜3枚程度に収めるのがスマートです。

4. 【裏面】エントリーシートの封筒の書き方

封筒の裏面には、誰がいつ送ったのかを示す差出人の情報を記載します。表面と同様に、裏面の書き方でも押さえておきたいビジネスマナーがあります。万が一、宛先不明で返送された場合にも、裏面の情報が正しく書かれていなければ、あなたの手元に戻ってこないため、以下の手順に沿って正確に記載するようにしてください。

差出人の書き方

封筒の裏面、左下には、自分の郵便番号・住所・氏名を記載します。表面の宛名よりも小さめの文字で書くのがバランスをとるコツです。住所は都道府県から書き始め、アパートやマンション名、部屋番号まで省略せずに書きましょう。その下に、大学・学部・学科名も忘れずに記載します。氏名は、住所よりも少し大きめの文字で書くと見やすくなります。

封筒を投函する郵送日を記載

裏面の左上には、封筒をポストに投函する、または郵便局の窓口に提出する日付を縦書きで記載しておきましょう。「令和〇年〇月〇日」のように、元号から書きましょう。

この日付があることで採用担当者は、学生がいつ頃この書類を送ったのかを把握することができます。締め切り間際に送られたものか、余裕を持って準備されたものか、といった情報も伝わるので、計画性の高さをアピールするチャンスにもなります。郵送する当日、家を出る直前に書くようにすると日付を間違える心配がないので実践してみてください。

のりでしっかり留めて「〆」と書く

封筒の封は、セロハンテープやホッチキスではなく、液体のりやテープのりを使って、はがれないようにしっかりと閉じましょう。液体のりは、つけすぎると封筒が波打ってしまい、見栄えが悪くなることがあるので、量を調整しながら丁寧に塗るのがコツです。スティックのりも手軽ですが、粘着力が弱い場合があるのでしっかりと接着できているかを十分確認してください。最もはがれにくいのはテープのりで、手元にあるなら積極的に使いましょう。

封を閉じた境目には、「〆」という封字を黒の油性ペンで書きます。これは「確かに封をしました」という印であり、途中で誰かに開封されていないことを示す役割があります。「×（バツ）」印と間違えやすいですが、「〆」が正しい書き方ですので、覚えておきましょう。

5. エントリーシートの送付状の書き方

エントリーシートを郵送する時には、「送付状」をセットで送るのがマナーです。送付状とは、応募書類を郵送する際に同封する、いわば「手紙の表紙」のような役割を持つビジネス文書です。送付状があると、採用担当者は誰から何の書類が送られてきたのかを一目で理解できるメリットがあり、丁寧な印象を与えることもできます。

特にIT業界やエンジニア職を目指す上では、こうしたビジネス文書を正確に作成できるスキルも評価の対象になりえるので、ここで送付状の基本的な書き方を押さえておきましょう。

応募書類を送付する旨を伝える

送付状の主な目的は、封筒の中身を伝えることです。本文では、まず応募の経緯（〇〇にて貴社の求人を拝見し〜など）を簡単に述べ、その後「つきましては、下記の応募書類を送付させていただきますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。」といった文章で、書類を送付した旨を明確に伝えます。

その下に「記」と中央に書き、送付する書類の名称と部数を箇条書きで記載します。たとえば「エントリーシート 1部」「成績証明書 1部」など。最後に右下に「以上」と記して、内容物を明確に伝えましょう。

日付・住所・名前・連絡先・宛名を記載

送付状は、ビジネス文書の形式に沿って作成します。用紙の右上に投函日を漢数字で記載、左寄せで宛名（企業名、部署名、担当者名）を正式名称で書きます。宛名の後、一行空けてから、用紙の右寄せであなたの大学・学部・学科名、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載するのが基本です。

本文は「拝啓」から始めて「敬具」で締める

送付状の本文は、まず「拝啓」で始めます。行頭に一文字分スペースを空けずに書くのがルールです。次に時候の挨拶として「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった定型文を続けます。

その後、応募の経緯と、簡単な自己PRなどを簡潔に述べ、結びの挨拶では「ご多忙の折とは存じますが、ぜひ一度面接の機会をいただけますと幸いです。」のような丁寧な表現で締めます。そして最後に、本文から一行空けて、右寄せで「敬具」を記載します。この「拝啓」と「敬具」はセットで使うのがルールです。

6. まとめ

Webでのやり取りが主流となった昨今だからこそ、エントリーシートの郵送方法についてマナーとルールを押さえておくことは、あなたの丁寧さや人柄をアピールできる絶好のチャンスとなります。

白い封筒を選び、A4書類をクリアファイルに入れて折らずに入れること。宛名や差出人は黒の油性ペンで心を込めて書くこと。そしてビジネスマナーに則った送付状を添えること。本記事で解説した一つひとつのポイントを実践することで、あなたの応募書類は、採用担当者の手元に届いた瞬間から、ポジティブな第一印象を与えるはずです。

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