エントリーシートをPDFで提出する方法！編集・手書き・写真挿入も

• 1.　Web提出ならエントリーシートはPDFで送るのがマナー

• 2.　エントリーシートをPDFで提出する3つのパターン

• 3.　エントリーシートをPDFで送る時のポイント

• 4.　エントリーシートをPDFで提出する時のメールの書き方・添付方法

• 5.　エントリーシートをPDFで提出する場合の注意点

• 6.　まとめ

1. Web提出ならエントリーシートはPDFで送るのがマナー

Web上でエントリーシートを提出する場合、基本的にデータは「PDF」形式で送るのが一般的なビジネスマナーです。というのも、PDFはファイルを開くパソコン環境によってレイアウトが崩れたりすることなく、作成者の意図通りに表示できるファイル形式だからです。

たとえば、WordやExcelで作成した書類は、見る人のパソコンに同じソフトやフォントが入っていないと、文字化けしたり、レイアウトがずれたりする可能性があります。ソフトのバージョンや、Windows・macOSといったOSの違いでも、表示の違いが生まれてしまいます。採用担当者がファイルを開いた時に読めない状態では、せっかく作成したエントリーシートも評価の対象から外れてしまいます。

その点PDFであれば、相手の環境に左右されずに確実に内容を届けられるメリットがあります。加えてPDFは、ファイル作成後に編集しにくいという特徴もあり、第三者による改ざんを防ぐ意味でも適しています。多くの場合はPDF提出が指示されることになりますが、もし企業からの指定がない場合でも、Web提出の際はPDFを選ぶことを基本としましょう。

2.エントリーシートをPDFで提出する3つのパターン

エントリーシートをPDFで提出する方法は、大きく分けて3つのパターンがあります。企業によってどのパターンでの提出が求められるかは異なり、それぞれのパターンで具体的な作業内容も変化します。
 

• ・手書きをスキャンしてPDFを提出する

• ・パソコンでPDFを編集して提出する

• ・Wordで作成してPDFでダウンロードする

上記3つのパターンについて詳しく解説しますので、企業から求められているのはどの提出パターンなのか、どんなことに注意すれば良いのかを押さえておきましょう。

手書きをスキャンしてPDFを提出する

企業から指定されたエントリーシートを印刷し、手書きで記入したものを、スキャンしてPDF化するのが一つ目の方法です。手書きの文字からは、その人の人柄や丁寧さが伝わると考える採用担当者もいるため、心を込めて丁寧に書くことで良い印象を与えられる可能性があります。「字に自信がない」という人もいるかもしれませんが、大切なのはきれいな字であること以上に、読みやすく丁寧に書かれているかという点です。

手書きのエントリーシートをスキャンする際は、文字がかすれたり、影が入ったりしないように注意しましょう。家庭用のプリンターのスキャン機能を使うよりも、大学の複合機やコンビニのマルチコピー機を利用した方が、きれいな仕上がりになりやすいのでおすすめです。

手書きのエントリーシートをスキャンしてPDF化する場合、JPEGやPNGなど、画像データで提出してしまいがちですので、ファイル形式には十分注意しましょう。

パソコンでPDFを編集して提出する

企業のWebサイトから指定のPDF形式のエントリーシートをダウンロードして、PDF編集ソフトを利用して自身の応募書類を作成、そのままPDF形式で提出を求められるパターンも多いです。PDF編集ソフトを使えば、指定されたフォーマットを崩すことなく、テキストボックスに文字を打ち込んでいくだけで簡単に見栄えの良い書類が作成できます。WordやExcelファイルでエントリーシートのフォーマットデータをダウンロードして、自身のパソコンで編集後、PDFとして保存した上で提出を求めるケースもあります。

パソコンでの編集なら、誰が読んでも読みやすい、均一で整った文字で作成できるため、手書きと比べても内容をすっきりと伝えられる傾向にあります。ただし、PDF編集ソフトには無料のものから有料のものまで多く存在し、利用できる機能も異なります。企業側でPDF編集ソフトを案内しているケースも多いので、なるべく指定のソフトを使って作成するようにしましょう。

Wordで作成してPDFでダウンロードする

企業から特にフォーマットの指定がなく、Wordなどで自由に作成して問題ない場合には、自分でイチからエントリーシートを作成し、最終的にPDF形式で保存（エクスポート）する方法を選ぶと良いでしょう。この方法であれば、レイアウトやデザインを自分なりに工夫できるメリットがあります。フォントの種類や文字の大きさを調整したり、見出しをつけたりすることで、自分の個性を表現しつつ、他の応募者との差別化を図ることができます。

ただし、あまりに奇抜なデザインはかえって読みにくくなるため、あくまでビジネス文書として適切な範囲で、自己PRにつながる工夫を心がけましょう。エントリーシートの作成が完了したら、必ずPDF形式で保存することを忘れないでください。Wordなら「エクスポート」機能からPDFを選択すれば、簡単に文書をPDFに変換できます。変換後のPDFファイルをチェックしてレイアウトの崩れなどがなければ、そのまま提出してOKです。

3. エントリーシートをPDFで送る時のポイント

エントリーシートをPDFで作成・提出する際には、以下の3つのポイントを押さえておくことが大切です。
 

• ・企業からPDFで送られてきたら編集ソフトで作成する

• ・手書き・PC作成の指定があれば必ず従う

• ・写真は手書きなら貼ってからスキャン、PCならPDFに挿入

エントリーシートの作成でマイナス評価を受けることがないよう、それぞれのポイントをしっかりと確認しておきましょう。

企業からPDFで送られてきたら編集ソフトで作成する

企業からエントリーシートがPDF形式で配布された場合、基本的にはPDF編集ソフトを使用してパソコンで直接入力するのがスムーズです。企業側もパソコンでの入力を想定してPDFファイルを作成していることがほとんどです。PDF編集ソフトには、無料の閲覧ソフトに簡易的な編集機能がついているケースがあるほか、より高度な編集が可能な有料ソフトなどがあります。多くの場合、テキストの入力や証明写真の貼り付けといった基本的な作業は、無料のソフトでも十分対応可能です。「Adobe Acrobat Reader」という無料の閲覧ソフトが有名で、広く使われています。

ただし、企業が用意したPDFファイルが直接編集できない設定になっていることもあります。その場合には手書き提出を求める指示がセットになっていることが多く、一度ファイルを印刷して手書きで記入し、それをスキャンして再度PDF化するという手順を踏む必要があります。

手書き・PC作成の指定があれば必ず従う

エントリーシートの作成方法について、企業から「手書きで作成してください」「PCで作成してください」といった指定がある場合は、必ずその指示に従いましょう。企業が作成方法を指定するのには、何らかの意図があります。たとえば、手書き指定の場合は、文字の丁寧さや人柄を見たいと考えているのかもしれません。

一方、PC作成指定の場合は、基本的なITスキルや、ビジネス文書作成能力を確認したいという狙いがある可能性があります。指示に従わずに自分のやり方で作成してしまうと、「募集要項をきちんと読んでいない」「指示を守れない」といったマイナスの印象を与えかねません。どちらの作成方法でも対応できるよう、日頃から手書きとPC入力の両方に慣れておくと安心です。

写真は手書きなら貼ってからスキャン、PCならPDFに挿入

エントリーシートに貼る証明写真は、あなたの第一印象を決める大切な要素です。PDFでエントリーシートを提出する場合、写真の扱い方にも注意が必要です。手書きでエントリーシートを作成した場合は、指定されたサイズの証明写真を所定の欄に丁寧に貼り付けてから、書類全体をスキャンしてPDF化します。のりがはみ出したり、写真が曲がったりしないように気をつけましょう。

一方でパソコンでエントリーシートを作成する場合は、証明写真の画像データをPDFファイルに直接挿入します。写真データは、写真館で撮影した際にCD-Rなどで受け取るか、最近ではデータでダウンロードできるサービスも増えています。挿入する際は、写真のサイズや位置がずれないように、PDF編集ソフトの画像挿入機能を使い、丁寧に配置してください。

4. エントリーシートをPDFで提出する時のメールの書き方・添付方法

エントリーシートのPDFファイルが完成したら、次に企業へ提出するフェーズに進みます。エントリーシートのPDFファイルをメールに添付して提出する場合には、メールの書き方やファイルの添付方法にも押さえておきたいビジネスマナーがあります。
 

• ・提出メールの件名・本文の書き方

• ・わかりやすいファイル名で添付する

• ・PDFのパスワードは原則不要

ここではメールの作成からファイル添付まで、上記3つの観点から具体的な提出方法を解説します。

提出メールの件名・本文の書き方

メールでエントリーシートを提出する際は、件名と本文の基本的な書き方を押さえておきましょう。件名は「エントリーシートの提出について（大学名／氏名）」のように、内容と差出人がすぐに分かるように記載します。採用担当者は多くの応募者とメールのやり取りをしているため、具体的で分かりやすい件名にすると親切です。

本文では、まず宛先として企業名・部署名・担当者名を正確に記載します。担当者名が分からない場合は「採用担当者様」としましょう。次に、簡単な挨拶と自己紹介（大学名・学部・氏名）を述べ、エントリーシートを添付した旨を伝えます。最後は「ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。」といった言葉で締め、署名（氏名、大学・学部、連絡先など）を記載するのが基本的な構成です。

わかりやすいファイル名で添付する

メールに添付するエントリーシートPDFのファイル名も、採用担当者が管理しやすいように分かりやすく設定するのがマナーです。ファイル名は「エントリーシート_氏名」や「エントリーシート（大学名_氏名）」のように、書類の内容と応募者が誰であるかが一目で分かるようにしましょう。一方で、「ES.pdf」や「課題.pdf」といったファイル名では、採用担当者がファイルを開くまで中身が分からず、不親切な印象を与えてしまいます。また、他の応募者の書類と混同してしまう可能性もあるので注意が必要です。

応募要項の中で、企業からファイル名の付け方に指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。指定がない場合でも、受け取った相手の立場に立って、分かりやすいファイル名を心がけることが社会人としてのマナーです。

PDFのパスワードは原則不要

企業から指定がない限り、エントリーシートのPDFファイルにパスワードを設定する必要はありません。個人情報が含まれているため、セキュリティの観点からパスワードをかけたくなるかもしれませんが、採用担当者の手間を増やすことになってしまいます。パスワード付きのファイルは、開封するたびにパスワードを入力する必要があり、担当者によってはそれを手間に感じ、マイナスの印象を持つ可能性もゼロではありません。

もしパスワードを設定した場合は、パスワードを知らせるためのメールを別途送るのが一般的ですが、そのやり取り自体が双方にとって負担になります。企業からパスワード設定の指示があった場合を除き、自己判断でパスワードをかけるのは避けましょう。セキュリティ対策としては、宛先を十分に確認してからメールを送信するなど、基本的な注意を怠らないだけで十分です。

5. エントリーシートをPDFで提出する場合の注意点

最後に、エントリーシートをPDFで提出する際、作成方法や提出手段以外に気をつけたい注意点をご紹介します。
 

• ・手書きに自信がない場合はPC作成を選ぶ

• ・スキャンする場合も修正液・修正ペンの使用はNG

• ・スマホのスキャン機能は避けてマルチコピー機を使う

これらの注意点を踏まえた上で、採用担当者に好印象を与えられるエントリーシートを目指しましょう。

手書きに自信がない場合はPC作成を選ぶ

企業から特に作成方法の指定がなく、手書きかPC作成かを選べる場合は、自分の得意な方を選ぶのが基本です。もし手書きの文字に自信がない、いわゆる悪筆で悩んでいるのであれば、無理をせずにPCで作成することをおすすめします。

エントリーシートで最も重要なのは、もちろん内容そのものです。しかし読みにくい文字は、採用担当者にストレスを与えてしまい、内容が正しく伝わらない可能性があります。PCで作成すれば、誰にとっても読みやすい、整った文字でアピールできるのがメリットです。ただし、PC作成であっても誤字脱字には十分に注意が必要です。作成後は必ず複数回読み返し、可能であれば友人や大学のキャリアセンターの職員など、第三者にもチェックしてもらうと、よりミスの少ないエントリーシートに仕上げられるでしょう。

スキャンする場合も修正液・修正ペンの使用はNG

手書きでエントリーシートを作成する場合、その後スキャンして目立たなくなるからと、書き損じを修正液や修正テープで修正するのは絶対に避けましょう。これは紙で直接提出する場合と同様に、PDFとしてデータで提出する場合でも変わらないビジネスマナーです。修正液や修正テープの跡は、スキャンをしても意外と目立つものです。何より「準備が雑」「志望度が低い」といったマイナスの印象を与えかねません。公式な書類において、修正液や修正テープの使用は基本的にNGと考えるのが基本です。

もし書き間違えてしまったら、面倒でも新しい用紙に最初から書き直すようにしましょう。万が一に備えて、企業のWebサイトからダウンロードして印刷する際には、予備の用紙も複数枚準備しておくと安心です。

スマホのスキャン機能は避けてマルチコピー機を使う

手書きのエントリーシートをPDF化する際、手軽さからスマートフォンのスキャンアプリを使いたくなるかもしれませんが、これも避けた方が賢明です。スマホアプリは確かに便利ですが、撮影時の角度によって書類が歪んでしまったり、部屋の照明が反射して影が映り込んでしまったりと、仕上がりがきれいにならないケースが多くあるからです。

その品質の低いスキャンデータを、採用担当者がじっくり読む場面を想像してみましょう。データが歪んでいたり、影があったりする書類は、見栄えが悪く、丁寧さに欠ける印象を与えてしまいます。自宅にスキャナーがない場合は、大学やコンビニに設置されているマルチコピー機を利用しましょう。これらの機器を使えば、書類をまっすぐ明るくスキャンできるので高品質なPDFファイルのままエントリーシートを読んでもらうことができます。

6. まとめ

本記事では、エントリーシートをPDFで提出する際の基本的なマナーから具体的な作成方法、注意点までを詳しく解説しました。Webでの提出が主流となった昨今では、PDFを適切に扱うスキルは就活において必須スキルといえます。手書きをスキャンする方法、PDFを直接編集する方法、Wordで作成して変換する方法など、企業の指示に従いながら最適な方法を選ぶのが大切です。

また、証明写真の扱い方や、メールの件名・本文、添付ファイル名といった細かな部分への配慮が、採用担当者への印象を大きく左右することもあります。ここで紹介したポイントを一つひとつ確認しながら、丁寧にエントリーシートを作成してみてください。

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