エントリーシートは文字数の8割以上が原則！制限がない場合や文字数が足りない時の対処法

• 1.エントリーシートに文字数指定がある理由とは？
• 2.エントリーシートの文字数が足りないと減点対象に
• 3.エントリーシートの文字数をオーバーするのもNG
• 4.エントリーシートの文字数を埋めながら効果的に書くポイント
• 5.エントリーシートを手書きする場合の注意点
• 6.エントリーシートの文字数が足りない場合の対処法
• 7.エントリーシートの文字数制限がない場合の書き方

1.エントリーシートに文字数指定がある理由とは？

そもそもエントリーシートの文字数制限は、企業はどのような目的で設定しているのでしょうか。

就活で書くことになるエントリーシートは、学生にとってまとまった分量のビジネス文書を書くはじめての機会になります。これまでの学生生活で身につけてきた文章力や論理的思考力、自分の考えを相手に伝える力などを総動員して、採用担当者から好印象を持ってもらうためのエントリーシートを用意しなければなりません。

企業側はそんな学生が用意したエントリーシートを読むことで、社会人として基礎的なビジネススキルである文章力、論理的思考力、自分の考えを相手に伝える力などをチェックしたいと考えています。そのための1つの基準が、指定された文字数をしっかりと守り、わかりやすい文章を書けているかという点です。

「400文字以上」と指定された文字数よりも大幅に少ないと意欲が低いと評価されて印象は悪くなりますし、「400文字以内」と指定されたにもかかわらず枠外にはみ出すほどのボリュームで書かれているエントリーシートも、簡潔に伝えたいことをまとめる力がないとみなされてしまいます。

エントリーシートで最も重要なのは、自己PRや志望動機の内容が、企業が求める人物像とマッチングしていることであるのは事実です。しかしそれ以前のチェックポイントとして、指定されたルールを守り、社会人として基礎的なビジネススキルが身に付いているかどうかを、文字数制限のあるエントリーシートで見極めたいと考えているのです。

2.エントリーシートの文字数が足りないと減点対象に

文字数制限があるエントリーシートで一番注意したいのが、「400文字以上」などと指定された文字数よりも、少なくなってしまう場合です。指定された文字数よりも少ないと意欲が低く熱意がない学生とみなされ、選考で大きく不利になる確率が高いからです。どれだけ簡潔で説得力のある内容が書かれていたとしても、第一印象が悪化してしまうのは避けられません。

採用担当者の立場になって考えた時、他の学生のエントリーシートが記入スペースをしっかりと使って回答が書かれているのに対して、あなたのエントリーシートだけがあちこちで余白が目立ち、スカスカな印象があったとしたら、どう感じるでしょうか。おそらく他の学生と比べて志望度が低いという印象になり、内容を読む前に足切りされてしまう可能性も高いでしょう。

このように減点対象になることを防ぐためにも、エントリーシートの文字数制限はしっかりと守り、文字数不足は絶対に避けるべきなのです。

指定の文字数の8割以上が最低ライン

エントリーシートに文字数の目安や上限の指定がある場合には、少なくとも8割以上の文字数を書く必要があります。仮に「400文字以内」「400文字程度」の指定があった場合には、320文字以上が最低ラインとなります。ただし、320文字書けば選考で有利になるわけではなく、指定の通り400文字前後まで書くことが望ましいです。指定の文字数の8割以上はあくまでも最低限書くべきボリュームと考え、基本的には指定の文字数の通りに書くようにしてください。

後から書き足すのは不自然な印象につながる

8割以上の最低ラインを超えるため、または指定の文字数以上を書くために、完成した原稿に後から情報を書き足すのはおすすめできません。採用担当者からすれば、後から書き足したエントリーシートは、不自然さが目立つためすぐに見分けることができます。露骨な文字数稼ぎは、エントリーシート全体の印象を悪くしてしまうほか、文章力が低いと判断される可能性があるので避けるようにしましょう。

まずはパソコン・スマホで下書きするのがおすすめ

後から書き足して文字数稼ぎすることなく指定の文字数をクリアするためには、下書きの段階でしっかりと文字数を埋めておくことが大切です。手書きでエントリーシートを書く場合にも、まずはパソコンやスマホで下書きを用意しておき、文字数カウントツールなどを使って正確な文字数を調べておくのがおすすめです。Microsoft WordやGoogleドキュメントを活用することで、手軽に文字数をチェックできるので活用してみましょう。

3.エントリーシートの文字数をオーバーするのもNG

エントリーシートの文字数制限の中には、「400文字程度」と目安の文字数が書かれているケースもあれば、「400文字以上」と最低ラインの文字数を指定していることもあります。中でも注意したいのが、「400文字以内」と上限を定めている場合です。このケースでは指定の文字数を超えて書くことでも、採用担当者に悪印象を与えることがあるので気をつける必要があります。

ルールが守れない人材と判断されることも

上限が指定されているエントリーシートでの文字数オーバーは、文字数不足と同じように選考で不利になる可能性があります。指定されたルールを守れず、自分の伝えたいことを優先して書いてしまう学生という印象を持たれるためです。伝えたいことを簡潔にまとめる力がなく、説明下手な人材という評価になってしまうことも考えられます。

内容の重複・無駄な表現のチェックを

エントリーシートで必要以上に文字数が増えてしまうことを防ぐには、回答の文章の中で同じ内容が重複していたり、無駄な表現が残っていたりしないかをチェックするのがおすすめです。同じことを言っている文章が2回続いていれば、一文をカットしてすっきりと伝えることができます。また、ビジネスシーンでは、「とても」「かなり」「など」「個人的に」のような副詞の多用が避けられることが多く、エントリーシートでもこうした無駄な表現を削ることが効果的です。

エントリーシートは、小説のような表現の多彩さや美しさが評価されるわけではなく、事実や結論を端的に伝えられる文章が評価されます。できるだけ無駄がない簡潔な表現で、わかりやすく書くことを心がけましょう。

伝えたいことを絞って書くのが重要

エントリーシートの文字数が多くなってしまう原因として、伝えたいことが多すぎることが挙げられます。エントリーシートは自分の強みや長所をアピールできる資料ですが、いくつもの要素をアピールしようとすると、まとまりがなく説得力のない文章になってしまいます。そのため自己PRの欄ではコミュニケーション力だけをアピール、志望動機では学生時代の体験だけをアピール、ガクチカではアルバイト経験だけをアピールするなど、伝えたいことを一つに絞って書いてみることをおすすめします。

4.エントリーシートの文字数を埋めながら効果的に書くポイント

指定された文字数の中で魅力的なエントリーシートを作成するためには、以下の3つのポイントを押さえて書くことが重要です。
 

• ・結論ファーストで書く

  ・具体例はエピソード・数値を入れる

  ・一文の長さは40〜60文字を目安に

それぞれ具体的に書き方のコツをご紹介しましょう。

結論ファーストで書く

限られた文字数の中で魅力的なエントリーシートを作成するためには、「結論ファースト」の書き方を意識するのが効果的です。考え方はシンプルで、エントリーシートのそれぞれの項目で書き始めに、結論となる一文を持ってくることがポイントです。たとえば志望動機の項目では、「私が貴社を志望した理由は、●●です。」から始めるなど。結論ファーストの書き方は、ビジネス文書の基本となる型なので、採用担当者からも評価されやすくなります。

結論ファーストの書き方と真逆にあるのが、「時系列順」の書き方です。つまり、「私は子どもの頃から●●が好きで、」と始まり、「学生時代にはその興味を活かして●●に取り組み、」と続け、最後に「だからこそ私は貴社を志望しました。」で締める書き方になります。

こうした日記のような書き方は、最後まで読まなければ結論がわからないことから、ビジネス文書では好まれないため注意が必要です。

具体例はエピソード・数値を入れる

エントリーシートの説得力を高めるために効果的なのが、結論の根拠となる具体例を入れることです。そして具体例を紹介する時には、できるだけ過去のエピソードや数値を入れるのがおすすめです。たとえば、「サークル活動では代表を務め、メンバー全員をまとめ上げました。」と書くよりも、「バスケットボールサークルで代表を務め、35人のメンバーとともに大会優勝を目指して●●という取り組みを行ってきました。」と書く方が、鮮明にイメージしやすく説得力を高めることができます。

企業は一人ひとりの長所や成果だけではなく、目標に向き合う姿勢や課題を乗り越えるプロセスを重視してエントリーシートを読んでいます。華々しい実績や立派な役職がなくても問題ありませんので、具体的なエピソード・数値で説得力を高めることを心がけましょう。

一文の長さは40〜60文字を目安に

エントリーシートの文字数を調整する時には、項目全体で文字数の指定を守ることが重要ですが、一文が長くなりすぎないように注意することも大切です。一般的に読みやすい文章の長さとして、一文あたり40〜60文字とされています。これ以上の長さになると読み手の負担となり、選考でも不利になる可能性が出てきてしまいます。

小説であれば一文が長い文章も文章技巧の一つとして評価されるかもしれませんが、エントリーシートは要点を簡潔に伝えることが目的のビジネス文書です。そのため一文が長くなりすぎるようなら前半・後半で二文に分けて、すらすらと読みやすい文章となるように配慮しましょう。

5.エントリーシートを手書きする場合の注意点

エントリーシートの文字数制限は、パソコンで作成してメール・Webで提出する場合に指定されることが多いです。しかし中には、手書きのエントリーシートで文字数が指定されることもあります。文字数制限のある手書きのエントリーシートでは、効率的かつルールを守りながら書くために、以下のポイントを押さえておくことが大切です。

パソコン・スマホで文字数をチェックする

手書きのエントリーシートを書く場合にも、まずはパソコン・スマホで下書きを作り、文字数を確認しながら書くことをおすすめします。下書きを手書きで用意しようとすると、一文字一文字手作業で数えながら文字数を調整する必要が出てくるため、大幅な時間や労力がかかってしまいます。そうではなく、まずは文字数をカウントしやすいパソコン・スマホで作成してから、手書きで清書するのが効率的です。ただしパソコン・スマホで作成する時には、同音異義語の誤変換が起こりやすいため、清書する時には漢字の見直しを徹底するようにしましょう。

コピーを用意して文字サイズ・スペースを調整する

文字数を意識して手書きのエントリーシートを書く場合には、記入スペースを適切に使えるように、コピーを用意して文字サイズを調整するのが大切です。本番のエントリーシートを同じ縮尺でコピーしておき、どこで改行を入れたらすっきり収まるか、文字サイズはどのくらいが適切なのか、目処をつけておくと良いでしょう。書き損じた時の保険にもなるので、エントリーシートのコピーは多めに用意しておくことをおすすめします。

6.エントリーシートの文字数が足りない場合の対処法

エントリーシートに文字数の下限が指定されているにもかかわらず、書くことが思い浮かばず文字数が足りなくなってしまうことは珍しくありません。しかし後から無理に書き足そうとすると、文章のつながりに違和感が生まれ、文字稼ぎをしている印象を持たれてしまうことがあります。ここではエントリーシートの文字数が足りない時に、違和感なくボリュームを増やすためのコツを解説しましょう。

PREP法で要素を追加する

エトリーシートの文字数を調整する時に役立つのが、ビジネス文書で好んで使われる「PREP法」と呼ばれる書き方です。PREP法とは、「結論・根拠・具体例・結論」の4つの要素を順番に伝えることで、簡潔かつ説得力のある文章を書くテクニックです。「結論ファースト」の書き方が重要であることは前述した通りですが、これに加えて根拠・具体例、そして最後の締めで再び結論を強調することにより、自然な形で文字数を増やすことができます。

PREP法の4つの要素の中でも、根拠・具体例は過去のエピソードを書くなどして文字数を調整しやすい部分なので、文字数が足りない時には追加し、文字数が多すぎる時には削ってみると良いでしょう。

伝えたい経験を掘り下げて考える

エントリーシートの文字数を増やすためには、根拠・具体例として紹介するエピソードを深掘りして説明するのも効果的です。出来事を淡々と伝えるだけではなく、細部や状況を詳しく説明することにより、説得力のある根拠・具体例となります。たとえば、学生時代にプログラミングに挑戦したことだけを書くのではなく、下記のようにエピソードを膨らませて書くことにより、文字数を調整しながら魅力的なエントリーシートを作ることができます。

「大学2年次にプログラミングに興味を持ち●●というサービスを使って学び始めました。当初はプログラミングの概念が難しく挫折しそうになった時もありましたが、サークルの先輩に相談しながら一つサービスを作ることを目標に勉強へ取り組んだ結果、●●というアプリを公開することができました。」

7.エントリーシートの文字数制限がない場合の書き方

エントリーシートでは文字数の指定があることが多いですが、中には自由なボリュームで書くように求められることもあります。文字数制限がないエントリーシートは、案外難易度が高く感じられるものです。ここでは文字数の指定がなく自由に書いて良いエントリーシートについて、書き方のポイントをご紹介します。

記入スペースの8割以上を埋める

文字数の指定がないエントリーシートでは、記入スペースの広さを基準にボリュームを考えることをおすすめします。用意されたエントリーシートのフォーマットにて、スペースの8割以上が埋まるくらいの文字数が目安です。たとえば、一行で収まるほどの小さな記入スペースであれば、「私の長所は計画性を持って物事に取り組めることです。」と書くだけにとどめ、具体的なエピソードは省いて結論だけを書くと良いでしょう。

三行から五行ほどの記入スペースが用意されている場合には、「私の長所は計画性を持って物事に取り組めることです。私は高校3年生の受験勉強の際に…」などと続け、PREP法で言う根拠・具体例を伝えていくのが効果的です。企業側が用意した記入スペースが広ければ広いほど、より詳しく話を聞きたいと考えていることを意味します。枠外にはみ出すほどのボリュームは避けるべきですが、少なくともスペースの8割以上を埋め、空白が目立たないように心がけましょう。

400文字前後を想定しながら書く

文字数の指定がないエントリーシートでは、400文字を一つの目安として書き進めるのも効果的です。エントリーシートの文字数制限として、400文字ほどが一般的なボリュームであり、長すぎず短すぎず読みやすい文字数でもあります。300文字以下では説得力が弱くなり、500文字を超えてしまうと伝えたいことがブレてしまう可能性があるため、迷ったらまずは400文字ほどのボリュームで下書きを用意してみると良いでしょう。その上で記入スペースが大きく余るようであれば具体例を深掘り、枠に収まらないようであれば具体例を削るなど、微調整してみるのがおすすめです。

まとめ

「400文字程度」「400文字以内」など、エントリーシートで文字数制限がある場合には、指定された文字数の8割以上を埋めることが目安になります。ただし、「400文字以上」と最低ラインが指定されている場合には、少なくとも400文字以上書く必要があるので注意するようにしてください。

エントリーシートの文字数を指定することで、企業はルールを守れる人材かどうか、簡潔に伝える力が備わっているかどうかをチェックしています。そのため枠外にはみ出すほどの長文を書いたり、余白が目立つほど文字数が少なかったりすると、マイナス評価になりやすいことに気をつけましょう。

説得力を高めながら文字数を調整するコツや、手書きする際の注意点、文字数が足りない時の対処法などは本記事で解説してきたポイントを参考にしながら、魅力的なエントリーシートづくりを目指してください。

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