インターンの日程がかぶったらどうする？辞退・日程変更メールの書き方も解説

• 1.インターンの日程がかぶったらまず電話・メールで連絡を
• 2.2つのインターン日程がかぶった時の対処方法
• 3.インターン日程がかぶった時のケース別対策
• 4.インターンの辞退・日程変更メールの書き方・例文
• 5.インターンの日程がかぶったら気をつけたい注意点
• 6.まとめ

1.インターンの日程がかぶったらまず電話・メールで連絡を

インターンの日程が他の予定とかぶったら、まず済ませておくべきなのが、企業への連絡です。

これは社会人としての基本的なマナーであり、あなたの誠実さを示す意味でも重要な行動となります。企業側は、インターンのために会場や備品、そして参加する社員のスケジュールを確保しています。あなたが連絡もなしに欠席、あるいは直前に辞退すると、企業が準備したものが無駄になるだけでなく、他の参加機会を待っていた学生のチャンスを奪うことにも繋がります。

連絡が遅れれば遅れるほど、企業に与える迷惑は大きくなり、「無責任な学生」というマイナスの印象を与えかねません。まずは電話・メールで一報を入れ、誠意をもって状況を伝えることが、信頼関係を損なわないための第一歩です。迅速で丁寧な対応を心がけることで、たとえ辞退することになったとしても、将来的な縁に繋がる可能性を残すことができます。

2.2つのインターン日程がかぶった時の対処方法

インターンの日程がかぶってしまったとき、どちらか一方を諦めて断りの連絡を入れるのが基本です。しかし次のような対処法を知っておくと、2つのインターンのどちらにも参加して、貴重な学びを得られる可能性があります。
 

• ・優先順位を明確にして選択する

• ・オンライン参加や部分参加を検討する

• ・企業へ日程調整を依頼する

それぞれ詳しく解説しますので、インターン日程がかぶってしまった時の最初の対処法として、参考にしてください。

優先順位を明確にして選択する

複数のインターン日程が重なった際、まず行うべきは「自分にとってどちらがより重要か」という優先順位を明確にすることです。感情的に決めるのではなく、客観的な基準で判断すると、後悔のない選択に繋がります。具体的には、「企業の志望度の高さ」が最も分かりやすいでしょう。

将来的に入社したいと強く願う企業であれば、優先度は自ずと高まります。「インターンで得られる経験」も重要な要素で、自分のスキルアップやキャリアプランに直結するような、具体的な経験が得られるプログラムを優先するのも効果的です。これらの要素を総合的に比較検討し、自分なりの軸を持って冷静に判断を下すことが、就活という長い道のりにおいて意思決定を下す訓練にもなるでしょう。

オンライン参加や部分参加を検討する

日程が重なったインターンの両方に魅力を感じ、どうしても参加したい場合は、オンラインでの参加やプログラムの一部のみに参加することが可能かどうか、確認してみましょう。特に近年は、ハイブリッド形式でインターンシップを実施する企業も増えており、対面での参加が原則であっても、事情を伝えればオンラインでの参加を許可してくれるケースも考えられます。

「2日目の午後のプログラムだけ」「特定のワークショップだけ」のように、部分的な参加ができないか相談してみるのも一つの手です。もちろん、すべての企業が柔軟に対応してくれるわけではありませんが、参加への強い意欲と誠実な姿勢をもって相談すれば、希望が通る可能性は十分にあります。まずは正直に状況を説明し、代替案を提示しながら企業に打診してみることが大切です。

企業へ日程調整を依頼する

参加したいインターンの日程がどうしても合わない場合、正直に事情を説明し、別の日程で参加できないか調整を依頼することも有効な手段です。特に志望度の高い企業のインターンであれば、諦める前に一度は相談してみる価値があります。企業によっては、複数回にわたってインターンを実施していたり、個別の事情に配慮して別日程を設けてくれたりする可能性があります。

ただし、日程調整は企業側に手間をかけさせる行為であることを忘れてはいけません。依頼する際は、一方的な要求にならないよう、丁寧な言葉遣いと誠実な態度を心がけることが不可欠です。「なぜそのインターンに参加したいのか」という熱意を強調し、自分から代替の候補日を複数提示するなど、相手への配慮を示すことで、企業側も前向きに検討してくれる可能性が高まるでしょう。

3.インターン日程がかぶった時のケース別対策

インターンの日程がかぶってしまうケースの中にも、プライベートの予定と重複した場合や、早期選考の面接日程と重なってしまう場合など、さまざまな状況が考えられます。ここでは以下4つのケースを取り上げながら、それぞれの場合にどのような対策を取るべきかを詳しく解説していきます。
 

• ・学業や研究の予定とかぶった場合

• ・別のインターンと一部日程がかぶった場合

• ・別のインターンと全日程がかぶった場合

• ・面接とインターンの日程がかぶった場合

自分の状況と照らし合わせながら、最適な行動を選択するための参考にしてください。

学業や研究の予定とかぶった場合

インターンの日程が大学の授業や試験、あるいは卒業研究など、学業に関する重要な予定とかぶってしまった場合は、基本的に学業を優先するのが賢明です。企業に対しても事情を説明しやすく、正当なものとして受け入れられやすいでしょう。「学業に専念したいため」と正直に伝えれば、それが原因で評価が下がることはまずありません。むしろ、本分である学業をおろそかにしない姿勢は、責任感のある人物として好意的に評価される可能性もあります。

企業に連絡する際は、辞退や日程変更をお願いする理由として、正直に「必修の授業と重なってしまったため」などと具体的に伝えましょう。学業を理由にすることに引け目を感じる必要はありません。誠実に対応すれば、企業側も快く理解を示してくれるはずです。

別のインターンと一部日程がかぶった場合

2つのインターンの開催期間が、数時間から1日程度、部分的にかぶってしまったというケースは少なくありません。この場合、すぐにどちらかを諦めるのではなく、両方に参加できる道を探ると良いでしょう。まずは、それぞれの企業の担当者に連絡し、事情を正直に話してみましょう。その上で「〇時から〇時の間だけ一時的に退出させていただくことは可能でしょうか」あるいは「〇日目のみ、オンラインでの参加に切り替えていただくことは可能でしょうか」といった具体的な代替案を提示しながら相談することが重要です。

企業側も、学生が複数のインターンを検討していることは十分理解しています。参加への強い熱意と、何とかして調整しようとする誠実な姿勢が伝われば、意外と柔軟な対応をとってくれるかもしれません。もちろん企業側の事情で調整が難しい場合もあるので、自分本位になってしまわないように注意が必要ですが、まずは相談してみる価値は十分にあります。

別のインターンと全日程がかぶった場合

複数のインターン日程が完全に重複してしまった場合は、残念ながらどちらか一方を諦める必要があるでしょう。この状況で最も重要なのは、前述した「優先順位を明確にする」というプロセスです。自分のキャリアプランや興味関心と照らし合わせ、どちらの経験が将来の自分にとってより大きな価値を持つかを冷静に判断しましょう。志望度、プログラムの内容、得られるスキルなどを多角的に比較し、後悔のない選択をしてください。

辞退することを決めた企業に対しては、できる限り迅速かつ誠実に連絡を入れることが不可欠です。辞退の理由は正直に「他社のインターンシップに参加するため」と伝える必要はなく、「諸般の事情により」や「一身上の都合により」といった表現で構いません。大切なのは、貴重な機会をいただいたことへの感謝と、辞退することへのお詫びを素早く、真摯に伝えることです。その誠実な対応が、将来的なキャリアで思わぬ形で繋がるかもしれないからです。

面接とインターンの日程がかぶった場合

インターンの日程と、別の企業の採用面接の日程が重なってしまった場合も、多くの就活生にとって頭を悩ませる問題になるでしょう。どちらを優先すべきか一概には言えませんが、一般的には、より選考プロセスが進んでいる「面接」を優先する方が合理的とされます。特に最終面接など内定に近い段階の選考であれば、迷わずそちらを優先すべきです。

ただし、インターンが「採用直結型」もしくは「参加者限定の早期選考ルート」を設けている場合は、その重要度も考慮する必要があります。この場合は、面接先の企業に事情を説明し、日程の再調整を依頼できるか相談してみるのも一つの手です。どちらの企業に調整を依頼するにせよ、正直に状況を伝え、参加への熱意を示すことが重要です。自分の就活全体の状況を客観的に評価しつつ、どちらを優先すべきかを考えてみましょう。

4.インターンの辞退・日程変更メールの書き方・例文

インターンの辞退や日程変更を決意したら、次に行うべきは企業への連絡です。インターン参加について連絡するなら、まずはメールで事情を伝えるのが一般的です。

ここでは、実際にメールを作成する際に迷わないよう、「辞退メール」と「日程変更依頼メール」の基本的な構成と、それぞれのケースですぐに使える具体的な例文を紹介します。

辞退メールの書き方・例文

インターンを辞退する際のメールで最も重要なのは、感謝とお詫びの気持ちを誠実に伝えることです。まず、件名は「インターンシップ辞退のご連絡（〇〇大学）（氏名）」のように、一目で内容と差出人がわかるようにしましょう。

本文では、まずインターンシップに合格させてもらえたことへの感謝を述べ、続けて辞退する旨を明確に伝えます。辞退の理由については、詳細に書く必要はなく、「諸般の事情により」や「検討の結果」といった簡潔な表現で十分です。最後に、貴重な機会をいただいたことへの重ねての感謝と、企業の発展を祈る言葉で締めくくると、より丁寧な印象を与えられます。

【辞退メール例文】

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。 〇月〇日開催のインターンシップに参加させていただく予定の、〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。

この度は、インターンシップ選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮なのですが、諸般の事情により、今回は参加を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。 貴重な機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

日程変更依頼メールの書き方・例文

インターンの日程変更を依頼するメールでは、辞退の意思がないこと。そして参加への強い意欲があることを明確に伝えることが重要です。件名は「インターンシップ日程変更のお願い（〇〇大学）（氏名）」として、本文では、まず参加の機会をいただいたことへの感謝を述べ、その上で、指定された日程での参加が難しい旨とその理由を簡潔に説明します。続けて、別日程での参加が可能であれば、ぜひ参加したいという熱意を伝えます。その際、「以下の日程であれば参加可能です」と、こちらから複数の代替候補日を提示すると、企業側も調整しやすくなります。

【日程変更依頼メール例文】

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。 〇月〇日からのインターンシップに参加させていただく予定の、〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇です。

この度はインターンシップ参加の機会をいただき、誠にありがとうございます。 貴社のインターンシップに参加できることを大変楽しみにしておりましたが、 ご連絡いただいた日程が大学の期末試験期間と重なってしまい、大変恐縮ながら、参加が難しい状況です。

つきましては、もし可能でしたら、別の日程で参加させていただくことはできませんでしょうか。 私の勝手な都合で大変申し訳ございませんが、ぜひ貴社のインターンシップに参加し、 事業内容への理解を深めたいと考えております。

下記の日程でしたら参加可能なのですが、ご検討いただけますと幸いです。

 ・〇月〇日（〇）終日
 ・〇月〇日（〇）〇時以降

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

5.インターンの日程がかぶったら気をつけたい注意点

最後に、インターンの日程がかぶった時の対応や連絡、心構えにおいて、押さえておきたい注意点を3つご紹介します。
 

• ・ダブルブッキングがわかったらすぐに連絡する

• ・言い訳せずに誠実に伝える

• ・熱意があるなら例外対応も打診する

それぞれ順番に解説しますので、これらを念頭におきながら、日程がかぶったインターンの調整を図りましょう。

ダブルブッキングがわかったらすぐに連絡する

インターンの日程が重なっていることに気づいたら、1分1秒でも早く、企業に連絡しましょう。「気まずいから」「何と伝えればいいか考えてから」などと先延ばしにすることは、最も避けるべき行動です。あなたが連絡をためらっている間にも、企業側では着々とインターン生を迎える準備が進んでいるからです。連絡が遅れれば遅れるほど、企業が被る迷惑は大きくなり、あなたの印象は悪化の一途をたどります。

重要なのは、完璧な文章を考えることよりも、まず一報を入れるスピードです。迅速な連絡は、あなたが企業に対して誠実であろうとしている姿勢の表れであり、最低限のビジネスマナーです。問題が発生した際に、いかに素早く報告・連絡・相談ができるかが、社会に出てからも求められるスキルだということを肝に銘じておきましょう。

言い訳せずに誠実に伝える

日程の変更や辞退を申し出る際、後ろめたさから、つい言い訳がましい表現を使ってしまうことがあります。しかし、これは逆効果で、「他にもっと魅力的なインターンを見つけたので」といった本音をそのまま伝えるのは論外ですが、回りくどい嘘や曖昧な言い訳も避けるべきです。採用担当者は数多くの学生と接しており、その場しのぎの嘘は簡単に見抜かれてしまいます。

大切なのは、言い訳を探すことではなく、自分の都合で相手に迷惑をかけてしまう事実を認め、そのことに対して真摯に謝罪する姿勢です。理由は「一身上の都合」や「学業との両立が困難なため」など、簡潔かつ正直に伝えるだけで十分です。正直さと誠実さが、インターンの募集企業との信頼を維持するための鍵となります。

熱意があるなら例外対応も打診する

どうしても参加したいという強い熱意があるにもかかわらず、日程の都合がつかない場合は、諦めずに例外的な対応を打診してみる価値はあります。必ずしも応じてもらえるわけではありませんが、その熱意が評価される可能性もゼロではありません。

たとえば、「もし可能であれば、当日の資料だけでも拝見することはできないでしょうか」とお願いしたり、「〇〇のプログラムだけでも参加させていただくことは可能でしょうか」と部分的な参加を相談したりするなど、自分にできる最大限の歩み寄りを見せることが大切です。このような積極的な姿勢が、「そこまでしてでも自社に関心を持ってくれているのか」と、採用担当者の心に響くこともあります。ダメで元々という気持ちで、ただし礼儀と誠意は忘れずに、自分の熱意を伝えてみましょう。一歩勇気を出した行動が、新たな道を開くきっかけになるかもしれません。

6.まとめ

インターンシップの日程が重なってしまうことは、熱心に就活に取り組む学生ほど起こりやすい問題です。重要なのは、問題が起きたこと自体ではなく、その後にいかに誠実で迅速な対応がとれるかという点にあります。日程が重複したら、まずは速やかに企業へ連絡し、正直に状況を説明することが社会人としてのマナーです。

その上で、自分のキャリアプランに基づいた優先順位を明確にし、後悔のない選択を下すようにしましょう。場合によっては、企業への相談次第で日程変更・部分参加といった柔軟な対応をしてもらえる可能性もあります。

本記事で紹介した対処法やメールの例文を参考に、一社一社の企業との良好な関係を保ちながら、就活を進めていきましょう。

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