WEBエントリーシートの書き方とは？手書きとの違い・作成する時の注意点

• 1.WEBエントリーシートとは？
• 2.WEBエントリーシートを提出するメリット
• 3.WEBエントリーシートを提出するデメリット
• 4.魅力的なWEBエントリーシートを作成するためのポイント
• 5.WEBエントリーシートを作成する時の注意点
• 6.WEBエントリーシートを作成するまでの流れ

1.WEBエントリーシートとは？

WEBエントリーシートとは、企業が用意したWEBページから必要事項を記入することで、従来の手書きのエントリーシートの代わりとして提出するものを指します。近年では企業側が選考にかかる時間効率を高めるために、手書きではなく同じフォーマットで揃えたWEBエントリーシートを好むことが多くなっています。

学生側にとっても、WEBエントリーシートは手書きと比べて作成にかかる時間が短く、字の美しさに自信がなくても書きやすいという利点があります。

WEBエントリーシートと履歴書の違い

WEBエントリーシートは企業が選考のために使う資料であるのに対して、履歴書は応募者の個人情報を伝える公的な書類であるという違いがあります。エントリーシートでは自己PR・志望動機・ガクチカなどの項目で、自分自身のことをアピールすることができますが、履歴書ではそうした項目はなく、氏名・住所・学歴などのデータを伝えることを目的としています。応募する企業によっては、WEBエントリーシートと履歴書の両方の提出を求められることがありますが、それぞれ異なる目的で作成することを覚えておくと良いでしょう。

WEBエントリーシートと手書きエントリーシートの違い

WEBエントリーシートと手書きのエントリーシートを比較すると、書くべき項目や文字数、使用する表現などは共通しています。WEBエントリーシートだからといって、質問される項目が増えたり、文字数が極端に増加したりすることはありません。WEBエントリーシートでも手書きと同様に、話し言葉を避けて書き言葉を使って作成する必要があります。

手書きのエントリーシートと比べた時のWEBエントリーシートの大きな違いは、コピペが可能で提出に時間がかからない点にあります。WEBエントリーシート用の下書きをテキストとして残しておけば、氏名・住所・学歴などのコピペして問題ない項目を素早く作成できるのが特徴です。さらに手書きのエントリーシートのように郵送の手間がかからないので、提出期限から逆算して早めに準備を進めたりする必要がなくなります。

2.WEBエントリーシートを提出するメリット

WEB上からエントリーシートを提出する方法を選ぶことで、学生側は以下のようなメリットが得られます。
 

• ・手書きよりも効率的に作成できる

  ・郵送の時間・手間が不要

  ・複数のエントリーシートを用意しやすい

  ・文字数がわかりやすい

  ・字が汚いことが不利にならない

それぞれ具体的にご紹介しましょう。

手書きよりも効率的に作成できる

手書きで書く場合と比べてWEBエントリーシートでは、効率的に文章を作成できることが多いです。パソコンのキーボード入力に慣れている方はもちろん、スマホのフリック入力や音声入力を活用すれば、手書きよりも数倍高速に文章を書ける方がほとんどです。一枚一枚の作成スピードが上がることで、エントリーシートに書く内容をじっくりと考える余裕が生まれます。面接対策により多くの時間を割くことも可能なので、結果として内定を勝ち取れる確率を大幅に高めることができるでしょう。

郵送の時間・手間が不要

WEBエントリーシートは、オンラインでエントリーシートの提出ができるため、郵送の手間や費用、労力を必要としません。手書きのエントリーシートを郵送する場合、送付状や添え状を用意したり、書類の提出日を投函日に揃える必要があったりと、さまざまなマナーを守って提出する必要がありました。WEBエントリーシートの場合にはそうした手間が不要で、エントリーシートの作成だけに集中することが可能です。逆に言えば、送付状や添え状を作成して丁寧に郵送することで評価アップを狙いたいと考えていた方にとっては、やや不利な提出方法と言えるかもしれません。

複数のエントリーシートを用意しやすい

WEBエントリーシートは下書きをテキストで用意することができるため、氏名・住所・学歴といったコピペが可能な項目を素早く埋められるメリットがあります。志望する業界や職種が似ている企業であれば、エントリーシートの全体的な流れや具体的なエピソードを一部コピペして再利用することも可能でしょう。ただし、エントリーシート全体または一部の項目をすべてコピペして使い回すことは、企業からの評価を大きく下げることになるため絶対に避けるようにしてください。

文字数がわかりやすい

文字数の制限や指定がある場合にも、WEBエントリーシートであれば文字数を調整しやすく、作成の手間や時間を短縮できるメリットが生まれます。Microsoft WordやGoogleドキュメントをはじめ、メモアプリには文字数カウント機能が標準搭載されていることが多く、下書きを作成する時にも簡単に文字数を確認できます。手書きの場合は一文字一文字手作業で数える必要がありましたが、WEBエントリーシートなら文字数制限があるフォーマットでも落ち着いて作成できるでしょう。

字が汚いことが不利にならない

WEBエントリーシートはパソコンで作成・提出することになるため、手書きの文字の美しさに自信がない方にとっても大きなメリットがあります。手書きのエントリーシートでは、文字の美醜は選考に大きく影響しないとはいえ、文字が綺麗な人とそうでない人とでは、第一印象が異なってしまうのは仕方ありません。WEBエントリーシートでは、すべての学生が同じ文字スタイルを使用するため、文字が汚いことが選考で不利になる確率は0%です。一方で、丁寧な文字で書くことでエントリーシートの印象アップを狙っていた方にとっては、WEBエントリーシートはやや不利になると言えるでしょう。

3.WEBエントリーシートを提出するデメリット

WEBエントリーシートは効率的に作成できる点や郵送の手間がかからない点などがメリットですが、一方で以下のようなデメリットも存在しています。
 

• ・文字数・入力時間に制限があることも

  ・トラブルや誤操作で記入内容が消えてしまう

  ・誤変換が起こりやすい

メリット・デメリットのそれぞれを十分に理解して、WEBエントリーシートの作成に進みましょう。

文字数・入力時間に制限があることも

WEBエントリーシートを提出する時には、企業によっては文字数や入力時間に制限を設けていることがあります。特に入力時間の制限がある場合には、制限時間内にWEBエントリーシートを完成させなければならないプレッシャーが発生します。焦りの気持ちからエントリーシートの表現が矛盾してしまったり、文字数が足りないまま提出せざるを得なくなることも考えられます。そのため事前に下書きをしっかりと用意しておくなど、入力時間の制限への対策を考えておく必要があります。

トラブルや誤操作で記入内容が消えてしまう

WEBエントリーシートはオンライン上での作成・操作を行うため、Wi-Fi接続が不安定になったり、パソコンの不具合が発生した場合などに、途中まで記入した内容が消えてしまう可能性があります。ブラウザの「戻る」ボタンや「閉じる」ボタンを誤って押してしまった結果、また最初からWEBエントリーシートを作り直すことになる例も珍しくありません。そのためWEBエントリーシートを作成する時には、できるだけ使い慣れたパソコン環境で落ち着いて書けるように準備しておきましょう。

誤変換が起こりやすい

パソコンやスマホでWEBエントリーシートを作成する時には、同音異義語の誤変換が起こりやすい点もデメリットに挙げられます。たとえば「協調性」を「今日調整」と変換してしまったり、「貴社」を「記者」と変換してしまったりするケースが多いです。こうした誤変換は手書きのエントリーシートでは起こりにくく、WEBエントリーシートならではのデメリットになります。誤変換は誤字・脱字と同じようにマイナス評価とされるため、下書きの時点で入念にチェックしたり、作成後の見直しを徹底したりする必要があります。

4.魅力的なWEBエントリーシートを作成するためのポイント

WEBエントリーシートは、手書きのエントリーシートのように文字の美しさやバランス、送付状・添え状といった補足的な要素が少ないため、ほぼ100%書かれた内容で評価されることになります。そのため手書きのエントリーシートを作成する場合よりも、より慎重に内容を考える必要があるのです。

ここでは魅力的なWEBエントリーシートを作成するための書き方のコツとして、以下の3つをご紹介します。
 

• ・事前に下書きを用意して保存しておく

  ・文字数・スペースの8割以上書く

  ・改行できない場合は記号を挿入する

一つずつ順番に解説していきましょう。

事前に下書きを用意して保存しておく

WEBエントリーシートを作成する時には、いきなり本番で書き始めるのではなく、事前にMicrosoft WordやGoogleドキュメントなどを使って下書きを用意しておきましょう。誤字・脱字や誤変換を見直し、文字数もしっかり調整した下書きを準備しておけば、オンライン上で作成する時にも落ち着いて書き進めることができます。また、WEBエントリーシートを提出後、面接でもエントリーシートの内容について質問されることがあるため、提出後も下書きはしっかりと保存しておくようにしましょう。

文字数・スペースの8割以上書く

WEBエントリーシートでは、一つの項目あたりの文字数・行数が指定されていることが多いです。「400文字以内」「400文字程度」などと指定がある場合には、少なくとも8割以上、つまり320文字以上のボリュームで書くことが重要です。指定の文字数に足りず、余白が目立つWEBエントリーシートは、選考で不利になる原因となります。ただし「400文字以上」と最低ラインの指定がある場合には、8割ではなく400文字を超える文字数で書く必要があるので注意しましょう。

改行できない場合は記号を挿入する

WEBエントリーシートの記入スペースで、改行を入れて新たな段落を作れない場合には、記号を活用して読みやすさを工夫しましょう。たとえば、改行したい部分に「■」の記号を入れておくと、話の切り替わりであることが目立ち、読みやすいエントリーシートになります。いくつかの要素を紹介したい場合には(1)(2)(3)のように記号を用いても構いません。ただし「！」「？」などの記号を使うなど文字の装飾が多すぎると、ビジネスマナーが身についていないと判断されることがあるため注意しましょう。

5.WEBエントリーシートを作成する時の注意点

WEBエントリーシートを作成・提出する時には、手書きのエントリーシートとは違った点に注意しながら作業を進める必要があります。ここではWEBエントリーシートの作成時の注意点として、以下の3つをご紹介します。
 

• ・証明写真のアップロード方法を確認しておく

  ・提出後もコピーを保存する

  ・安定したインターネット環境を用意する

それぞれご紹介しましょう。

証明写真のアップロード方法を確認しておく

WEBエントリーシートでは、志望動機や自己PRなどの項目とは別に、証明写真のアップロードを求められることがあります。オンラインで画像をアップロードする場合には、事前に証明写真をデータとして保存し、WEBエントリーシートを作成するパソコンに転送しておく必要があります。

場合によってはファイルの拡張子を変更したり、画像の容量やサイズを圧縮したりする必要が出てくるため、証明写真の準備は早めに進めるようにしてください。WEBエントリーシートの作成を始める前に、証明写真のアップロードに関する説明に目を通しておくと安心です。

提出後もコピーを保存する

WEBエントリーシートで提出した内容は、前述した通り面接などの今後の選考でも使うことになります。しかしWEBエントリーシートを提出してしまった後では、清書したものを保存できないことがあります。事前に誤変換や誤字・脱字をチェックした完成版の下書きを用意できるのが理想ですが、WEBエントリーシートを作成する際に修正・変更した場合には、画面のスクリーンショットを撮影して保存しておくのがおすすめです。

力を入れてWEBエントリーシートを作成して面接に進めたにも関わらず、面接でエントリーシートの内容をスムーズに受け答えできずに減点されることがないよう、最終選考が終わるまでエントリーシートの下書きは手元に置いておくようにしましょう。

安定したインターネット環境を用意する

WEBエントリーシートの作成・提出でトラブルを防ぐためにも、安定したインターネット環境を準備しておくことも大切です。スマホの4G回線のテザリングでWEBエントリーシートを作成したり、調子が悪い自宅のWi-Fiを使ってWEBエントリーシートを提出したりした結果、思わぬトラブルになる可能性もあります。

可能な限り、光ファイバーを使った固定回線につないだ使い慣れたパソコンにて、WEBエントリーシートの作成・提出を進めるのが理想です。街中のフリーWi-Fiや、OSが更新されていない古いパソコンを使うことは避けるようにしましょう。

6.WEBエントリーシートを作成するまでの流れ

最後に、WEBエントリーシートの下書きを用意し、オンライン上で提出するまでのおおまかな流れについて解説します。初めてWEBエントリーシートを利用する方や、WEBエントリーシートの提出方法に不安がある方は、ぜひ参考にしてください。

下書きをもとにWEB上で記入

WEBエントリーシートの提出は、指定の会場やパソコンを使ってCBT試験のように作成するものではなく、自宅のパソコンを使って自由に提出できる仕組みです。そのため事前に自宅のパソコンの中に下書きを準備しておき、その下書きからコピペする形でWEBエントリーシートを作成することが可能です。

手書きのエントリーシートと同様に、事前に内容を考える時間が十分にあるため、プレッシャーを感じることなく作成に臨むと良いでしょう。提出用のWEBサイトは、準備する企業によって形式が異なることはありますが、直感的に提出できる設計になっていることがほとんどなのでご安心ください。

証明写真をアップロード

オンライン上でWEBエントリーシートの作成が完了したら、提出の前に証明写真をアップロードします。WEBエントリーシートの下書きと同じように、証明写真はデータとして自宅のパソコンに転送しておく必要がある点に注意しましょう。証明写真のデータ化については、街中にある証明写真機で撮影することにより、QRコードを使用してデータをダウンロードすることができます。スマホアプリを使って証明写真用のデータを撮影することもできるため、急いで準備する必要がある方は利用してみると良いでしょう。

誤字・脱字をチェックして提出

WEBエントリーシートの作成が完了し、証明写真のアップロードが完了したら、誤字・脱字や誤変換がないかをよく見直して、提出完了です。WEBエントリーシートに記入した内容は下書きとして保存、もしくは提出画面をスクリーンショットで撮影して、手元の残しておくことを忘れないようにしましょう。

まとめ

WEBエントリーシートは手書きのエントリーシートとは異なり、オンライン上から作成・提出できることが特徴です。キーボード入力やフリック入力、音声入力などを使って作成できるため、手書きよりも効率的に作成できることが大きなメリットとなっています。郵送の時間や手間が不要で、字が汚くても不利にならないことも利点に挙げられます。一方で、入力時間に制限を設けている企業も存在するため、事前に下書きを用意しておくなど入念な準備が必要になることがデメリットです。

魅力的なWEBエントリーシートを作成するためには、事前に完成版の下書きを準備することに加えて、文字数の指定・制限があれば8割以上のボリュームに調整することも効果的です。なお、WEBエントリーシートを初めて利用する方は、証明写真のアップロード方法をよく確認しておき、面接対策のためにエントリーシートの下書きを手元に残しておくことに注意してください。

本記事で解説してきた書き方のコツを踏まえて、内定を勝ち取れるWEBエントリーシートを作成しましょう。

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