エントリーシートに送付状はいらない？書き方テンプレートとNG例

• 1. エントリーシートの郵送で使う送付状とは
• 2. エントリーシートに送付状はいらない？合否への影響について
• 3. エントリーシートの送付状の書き方テンプレート
• 4. エントリーシートの送付状で気をつけたいNG例
• 5. エントリーシートの送付状を送る時の注意点
• 6. まとめ

1. エントリーシートの郵送で使う送付状とは

送付状（そうふじょう）とは、ビジネスシーンで書類を郵送する際に、誰が・誰に・何を・どれだけ送ったのかを明確にするために添える挨拶状のことです。「添え状」や「カバーレター」と呼ばれることもあります。採用選考においては、エントリーシートや履歴書といった応募書類を送る際に同封するのが一般的です。

採用担当者は毎日多くの郵便物を受け取るため、送付状があることで、それが誰からの応募書類なのかを一目で把握できて、スムーズに書類選考に移ることができます。特に大規模な採用活動を行う大手企業では、送付状が部署間の書類の振り分けを円滑にする役割も担っています。送付状は単なる事務的な書類ではなく、あなたの丁寧さや配慮を伝えるための、大切なコミュニケーションツールなのです。

2. エントリーシートに送付状はいらない？合否への影響について

「送付状がないと不採用になる」という噂やSNSの書き込みを見て、不安に思う方もいるかもしれません。実際のところ、送付状の有無は合否にどう影響するのでしょうか。ここでは就活における送付状の重要性と、その役割について以下4つの観点から解説します。
 

• ・送付状は基本的なマナーとして同封すべき

• ・送付状なしでも不採用には直結しない

• ・テンプレートでPC作成して効率化するのがおすすめ

• ・フォントやレイアウトで好印象を獲得できる

一つひとつ順番にご紹介しましょう。

送付状は基本的なマナーとして同封すべき

結論から言うと、企業からの指定がない限り、送付状は同封するのが基本的なビジネスマナーです。送付状を添えることで、採用担当者に対して「常識があり、丁寧な人物である」という好印象を与えることができます。特に歴史の長い大手企業や、金融、公務員といった堅めの業界・職種では、こうした文書マナーが重視される傾向にあります。

IT業界やエンジニア職は比較的自由な社風の企業も多いですが、それでもビジネスマナーの基本を押さえておくことは、社会人としての信頼を得る上で決してマイナスにはなりません。むしろ論理的な文書構成能力が求められる職種だからこそ、様式に沿った書類を作成できるスキルは評価される可能性があります。ライバルに差をつけるためにも、一手間を惜しまず準備しましょう。

送付状なしでも不採用には直結しない

ただし、エントリーシートを郵送する際に送付状がなかったからといって、それだけで不採用になることはありません。採用担当者が最も重視しているのは、あくまでエントリーシートや履歴書の中身です。あなたの経験やスキル、熱意といった点が評価基準の中心であることに変わりはありません。

しかし、もし応募者の能力・スキルが僅差で、採用担当者がどちらか一人を選ぶか迷った場合、「マナーがしっかりしている」という点がプラスに働き、最終的な決め手になる可能性は十分考えられます。送付状は必須ではないものの、同封することで評価が下がることはなく、むしろ「丁寧な仕事ができそうだ」という好印象につながるアピール材料である、と考えておくと良いでしょう。

テンプレートでPC作成して効率化するのがおすすめ

送付状は、手書きとPC作成のどちらでも問題ありませんが、特に指定がなければPC（パソコン）で作成するのがおすすめです。IT業界・エンジニア職を目指す学生であれば、WordやGoogleドキュメントといったドキュメント作成ソフトを使い慣れていることをアピールする機会にもなるからです。

また、一度自分だけのテンプレートを作成してしまえば、企業ごとに宛名や日付を修正するだけで簡単に使い回せるため、効率的に就活を進めることができます。ただし、使い回す際には後述する「宛名・日付の編集漏れ」に細心の注意を払う必要があります。

フォントやレイアウトで好印象を獲得できる

送付状をPCで作成する場合、フォントやレイアウトにも少しこだわることで、より丁寧な印象を与えることができます。フォントは「MS明朝」や「游明朝」などの明朝体を選ぶのが一般的で、ゴシック体はカジュアルな印象を与えるため避けたほうが無難です。文字の大きさは、10.5pt〜11pt程度が見やすいでしょう。件名のみ少し大きくしたり、太字にしたりするのも効果的です。

また、上下左右の余白（マージン）を均等に設定し、全体がバランス良く見えるように整えることも大切です。個性的で奇抜なデザインにする必要はなく、読みやすく美しいレイアウトを心掛けることで、丁寧でセンスある人物という好印象を残すことができるでしょう。

3. エントリーシートの送付状の書き方テンプレート

送付状は、ビジネス文書として決められた形式があります。この形式に沿って書くことで、採用担当者にとって読みやすく、内容が伝わりやすい書類になります。

ここでは送付状に盛り込む各項目について、書き方のポイントを解説します。まずはこのテンプレート通りに作成して、マナーに沿った送付状を用意しましょう。

提出日の日付

まずは書類の右上に、送付状をポストに投函する日、または郵便局の窓口に提出する日付を記載します。履歴書やエントリーシートに書いた日付と統一させるのが一般的です。数字は「令和六年九月二十二日」のような和暦・漢数字を用いても良いですし、「2025年9月22日」と西暦・アラビア数字を使っても問題ありません。ただし、エントリーシートや履歴書を含めた応募書類全体で、和暦・西暦と数字の表記が揺れないよう、統一するようにしてください。

宛名

日付の次の行では、左寄せで宛名を書きます。会社名は「(株)」などと略さず、「株式会社〇〇」「〇〇株式会社」といった正式名称で記載します。担当者名がわからない場合は、部署に宛てて「人事部 御中」とします。企業の採用ページに「採用チーム宛」などと書かれている場合は、「人事部 採用チーム 御中」と記載しましょう。

担当者名がわかっている場合は、「人事部 〇〇様」のように、個人名の後に「様」をつけます。「御中」と「様」を併用すると二重敬語になりマナー違反となるので、「株式会社〇〇御中 〇〇様」とはならないように注意が必要です。

差出人の連絡先

宛名から一行あけて、用紙の右側に、自分の大学・学部・学科名、氏名、そして郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。採用担当者があなたに連絡を取りたいと思った時、すぐに確認できるように目立つ位置に記載します。

特にメールアドレスは、企業の採用システムからの通知を見逃さないよう、普段から確認する習慣のあるものを正確に書きましょう。無料で取得できるメールアドレスよりも、大学発行のアドレスが無難です。宛名は左、日付と差出人は右に寄せると覚えておきましょう。

件名

差出人情報から一行あけ、用紙の中央に「応募書類の送付について」といった件名を記載します。誰が見ても何の書類が同封されているのか一目でわかるように、簡潔で分かりやすい件名にすることがポイントです。件名の文字を太字にしたり、フォントサイズを本文より1〜2pt大きくしたりすると親切です。

本文

件名から一行あけ、送付状の本文を書き始めます。ビジネス文書の基本に沿って、頭語にあたる「拝啓」から始め、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」などの時候の挨拶を続けます。そして「〇〇サイトにて貴社の求人を拝見し、〜」といった応募の経緯や、どの職種に応募するのかを簡潔に述べます。

最後に「面接の機会をいただけますと幸いです」といった結びの挨拶と、結語である「敬具」で締めます。「拝啓」と「敬具」はセットで使うことを忘れないようにしましょう。

応募書類の箇条書きと「以上」

「敬具」の後の本文から一行あけて、中央に「記」と書きます。その下の行から、同封した書類の名称と部数を箇条書きで記載します。「1. エントリーシート 1部」「2. 履歴書 1部」のように、ナンバリングするとより丁寧です。

採用担当者はこのリストを見て、書類がすべて揃っているかを確認します。そしてリストの最後、右下に寄せて「以上」と書くことで、「書類のリストはここで終わりです」ということを示します。ここまでが基本的なビジネス文書のマナーなので、アレンジを加えたりせず、テンプレートの通りに作成しましょう。

4. エントリーシートの送付状で気をつけたいNG例

せっかく送付状を同封しても、内容に不備があったり、マナー違反があったりすると、書類選考の時点でかえってマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。ここでは、多くの就活生がやりがちなミスや、避けるべきNG例を以下5つの項目ごとに解説します。
 

• ・日付・宛名の編集漏れは絶対にNG

• ・送付状の趣旨から離れた自己PRを記載する

• ・条件・待遇についての希望を書く

• ・誤字脱字や敬語の間違い

• ・テンプレートの丸写しがわかる内容

これらのNG例が含まれていないかをチェックした上で、送付状を提出しましょう。

日付・宛名の編集漏れは絶対にNG

送付状をPCで作成し、テンプレートを使い回す際に最も注意が必要なのが、日付や宛名の編集漏れです。以前応募したA社の情報が残ったままB社に送ってしまうと、「注意力が散漫な人物だな」「自社への志望度が低いのではないか」と判断されてしまいます。これはビジネスシーンにおいても失礼な行為であり、選考において致命的なミスになりかねません。

送付状を作成したら、声に出して何度も読み返す、友人やキャリアセンターの職員にダブルチェックを依頼するなど、提出前に必ず最終確認を徹底しましょう。

送付状の趣旨から離れた自己PRを記載する

送付状は、あくまでも「挨拶状」であり、自己PRするための書類ではありません。エントリーシートや履歴書でアピールすべき内容を、送付状で長々と書いてしまうと、「趣旨を理解していない」「要点をまとめられない」といった印象を与えてしまいます。

どうしても熱意を伝えたい場合は、「貴社の〇〇という事業領域に将来性を感じ、自身の〇〇というスキルを活かしてぜひ貢献したいと考えております」のように、ごく簡潔な一文に留めるのがスマートです。主役はあくまでエントリーシート・履歴書などの応募書類そのものであることを忘れないようにしましょう。

条件・待遇についての希望を書く

選考の初期段階である書類選考の時点で、給与・休日・勤務地といった条件・待遇に関する希望を伝えること、特に送付状に書くのは絶対に避けるようにしてください。採用担当者に「仕事内容よりも条件面ばかり気にしている」という強い印象を与え、敬遠されてしまうからです。

待遇に関する交渉や確認は、内定が近づいた後の面談など、適切なタイミングで行うのが一般的です。ましてや送付状で希望条件について記載するのは、受け取る採用担当者によっては「言語道断である」と評価されかねないのでご注意ください。

誤字脱字や敬語の間違い

誤字脱字や敬語の間違いは、注意力や国語力の欠如と見なされ、評価を大きく下げてしまう原因になります。特に「御社」と「貴社」の使い分けは、就活生にあるあるな間違いなので、しっかりと区別しておきましょう。口頭で話す際は「御社（おんしゃ）」、送付状やエントリーシートなどの書き言葉では「貴社（きしゃ）」を使うのが正しいマナーです。これは口頭で「キシャ」と発音しても、どの漢字を当てるのか直感的にわかりにくいことが背景にあります。

こうした小さなミスが「基本的なビジネスマナーが身についていない」という印象につながることを肝に銘じ、提出前には必ず声に出して読み返すなど、入念なチェックを行いましょう。

テンプレートの丸写しがわかる内容

エントリーシートの送付状で、Webサイトで公開されているテンプレートをそのまま使うこと自体は問題ありません。しかし、一般的な記載例を手直しせずにコピペしてしまうと、採用担当者に「自分で考えていない」「テンプレートをコピーしただけだな」と見抜かれてしまう可能性があります。

たとえば、テンプレートにあるメールアドレスの記載例を、自分自身のメールアドレスに置き換えるのを忘れてしまい、「メールアドレス：XXXX@XXXX.com」のまま送付状を送ってしまうと、一発でテンプレートの丸写しであると判断されてしまうでしょう。

5. エントリーシートの送付状を送る時の注意点

最後に、エントリーシートの送付状を送る時、必ずチェックしておきたい注意点についてもご紹介します。
 

• ・送付状の封筒への入れ方

• ・手書き・PC作成の指定があれば従う

• ・コピペ・使い回しする時は必ず毎回確認を

• ・印刷する用紙やインクにも配慮する

これらのポイントを一つひとつ解説しますので、提出前のチェックリストとして活用してみてください。

送付状の封筒への入れ方

応募書類を封筒に入れる際は、採用担当者が確認しやすいように、重ねる順番に配慮しましょう。封筒を開けた時、最初に挨拶状である送付状が見えるように一番上に重ねます。一般的には、上から「送付状」「エントリーシート」「履歴書」「その他の書類（成績証明書など）」の順番で封筒に入れることが多いです。まず挨拶があり、次に企業が最も注目する応募書類、そして補足情報へと続く、自然な情報の流れとなっています。

全ての書類の向き（上下・表裏）を揃え、新品で無色透明のクリアファイルにまとめてから、封筒の表面に応募書類の表面が来るように入れましょう。色付きや柄物のファイルは避け、ビジネスの場にふさわしいシンプルなものを選んでください。

手書き・PC作成の指定があれば従う

エントリーシートの送付状は、基本的にはPCで作成するのがおすすめですが、企業によっては「送付状も手書きで」といった指定がある場合があります。手書きの文字から誠実さや人柄を見たいと考える伝統的な企業や、出版・広告業界の一部で見られる傾向があります。こうした指示を見逃さないよう、募集要項は隅々までよく読み、企業の指示には必ず従いましょう。

手書きの場合は、黒の万年筆やゲルインキのボールペンを使用し、丁寧に書くことを心がけてください。文字の美しさに自信がない場合でも、一文字一文字、心を込めて書く姿勢が大切です。修正テープや修正液は絶対に使用せず、間違えたら潔く新しい用紙に書き直しましょう。下書き用の紙に一度書いてみて、全体のバランスを確認してから清書するのがおすすめです。

コピペ・使い回しする時は必ず毎回確認を

PCで作成したテンプレートを使い回すこと自体は、効率化の観点から全く問題ありません。しかしその際には音読や第三者による確認など、入念なチェックが必要です。企業名は正式名称で正しく書けているか、日付は更新してあるか、テンプレートやフォーマットの記載例を削除してあるか、といった点は重点的に確認しましょう。

見落としがちなのがファイル名で、「〇〇社_送付状.docx」といったファイル名を、別の企業に送る際にそのまま使い回してしまうと、データで提出する際にミスが発覚します。こうした一つのミスが、あなたの評価を大きく下げてしまう可能性があることを肝に銘じて、提出前の最終チェックを習慣づけるようにしてください。

印刷する用紙やインクにも配慮する

送付状をPCで作成してプリントしてから提出する場合、その印刷品質も採用担当者の印象を左右する要素です。家庭用の安価なプリンターでは、インクがかすれたり、用紙が薄く安っぽく見えたりする可能性があります。そこでおすすめなのが、コンビニや大学に設置されている多機能コピー機を利用することです。

これらの業務用のプリンターは、高品質なレーザー印刷が一般的で、文字がくっきりと鮮明に仕上がります。また、備え付けの用紙も家庭用のものより厚手で上質な場合が多く、書類全体にしっかりとした印象を与えられます。USBメモリやクラウドサービスを利用してデータを持ち込めば、数百円で手軽にプロ品質の印刷が手に入るので、積極的に活用してみてください。

6. まとめ

エントリーシートに添える送付状は、合否を直接決めるものではありませんが、あなたのビジネスマナーや丁寧な人柄を伝えるための重要なツールです。送付状がないことで評価が下がることは少ないですが、正しく作成された送付状が同封されていれば、採用担当者に「一緒に働きたい」と思わせる好印象を与えるチャンスにつながります。

本記事で紹介した書き方のテンプレートや注意点を参考にしながら、魅力的な送付状づくりにトライしてみてください。

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