【例文あり】電話でOB・OG訪問のアポを取るコツ！時間帯やマナーも解説

• 1. OB・OG訪問で電話する時に気をつけたいマナー5つ

• 2. OB・OG訪問の電話の仕方をケース別に解説

• 3. OB・OG訪問の電話の流れ

• 4. OB・OG訪問のメールを送る場合の書き方

• 5. まとめ

1. OB・OG訪問で電話する時に気をつけたいマナー5つ

OB・OG訪問を成功させるために、まず押さえておきたいのが電話する時のマナーについてです。社会人と話すことに慣れていない就活生の場合、些細なことで失礼な印象を与えてしまうことにもなりかねません。まずは以下5つの基本的なポイントを解説しますので、架電前のチェックリストとして活用してみてください。
 

• ・電話する時間帯に注意する

• ・実家・自宅への電話はOB・OGへの伝言をお願いする

• ・電波が安定した静かな場所から電話する

• ・電話する内容についてのメモとノートを準備する

• ・丁寧な言葉遣いを心がける

これらの内容をしっかりと頭に入れて、自信を持って電話をかけられるよう準備しましょう。

電話する時間帯に注意する

OB・OGに電話をかける際、まず最初に配慮すべきなのが「時間帯」です。相手の状況を考えずに電話をかけてしまうと、ビジネスシーンで配慮ができない学生というマイナスの印象を与えかねません。

たとえば企業の代表電話や人事部へ連絡する場合は、相手が会社の業務時間内であることを大前提として、始業直後（9時〜10時頃）や、休憩に入っている可能性の高い昼休み（12時〜13時頃）、そして退勤準備で慌ただしい終業間際（17時以降）は避けるのが賢明です。

OB・OG本人の携帯電話に直接かける場合には、企業に対して電話をかける場合とは異なり、昼休みや終業後の時間帯に連絡すると良いでしょう。ただし個人の携帯電話の場合、会議中や移動中である可能性も十分に考えられます。電話に出てもらえたとしても、もし相手が忙しそうな様子であれば、改めてかけ直す旨を伝え、都合の良い時間帯を尋ねるのがマナーです。

実家・自宅への電話はOB・OGへの伝言をお願いする

大学のキャリアセンターなどを通じて紹介された連絡先が、OB・OG本人の携帯電話ではなく、実家や自宅の固定電話であるケースも考えられます。その場合は、ご家族の方が電話に出る可能性が高くなります。電話の相手がOB・OG本人でなかったとしても、まずは落ち着いて自分の大学名、学部、氏名を名乗り、OB・OG本人に取り次いでもらえないか、丁寧にお願いしましょう。

もし本人が不在の場合は、改めて電話をかける旨を伝え、何時頃であれば在宅かを確認しておけると二度手間を防げます。「〇〇大学の〇〇と申します。OB訪問の件でご連絡いたしました。恐れ入りますが、〇〇様へご伝言をお願いできますでしょうか」のように、用件を簡潔に伝え、伝言をお願いする形をとるのがマナーです。

電波が安定した静かな場所から電話する

電話をかける環境も、相手への印象を大きく左右する要素の一つです。周囲の騒音が大きい場所や、電波が不安定な場所から電話をかけるのは絶対に避けましょう。通話中に声が何度も途切れたり、雑音で聞き取りにくかったりすると、相手にストレスを与えてしまうだけではなく、重要な内容を聞き逃してしまうリスクもあるからです。

自宅の静かな部屋や、大学のキャリアセンターの個室など、会話に集中できる環境を確保してから電話をかけるようにしてください。移動中の電車やバスの中などもNGです。念のため、相手からの折り返しの電話にすぐ出られなかった場合に備え、スマホや携帯キャリアの留守番電話の設定をしておくと理想的です。

電話する内容についてのメモとノートを準備する

電話をかける前には、必ず話す内容をまとめたメモと、相手の話を書き留めるためのノートを手元に準備しておきましょう。初めての電話やOB・OG訪問の場合、緊張のせいで伝えようと思っていたことを忘れてしまったり、話がまとまらなくなってしまったりすることがあります。挨拶から自己紹介、OB・OG訪問をお願いしたい旨、そして希望する日程の候補など、話す内容の要点を箇条書きにしておくだけでも、落ち着いてスムーズに会話を進めることができます。

また、相手から訪問可能な日時を提示された際に、すぐにスケジュールを確認し、メモが取れるようにしておくことも重要です。電話を切った後に「何日の何時にどこで待ち合わせだったっけ？」と慌てることのないよう、筆記用具とスケジュール帳、もしくはパソコンやタブレットの準備は忘れないようにしましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける

OB・OGは基本的に同じ大学の先輩ではありますが、同時に社会人でもあります。友人や家族と話すような砕けた言葉遣いは避け、常に丁寧な言葉遣いを心がけることがマナーです。正しい敬語を使えるかどうかは、あなたの第一印象を決定づける重要なポイントになります。「〜っす」「〜なんすね」のような話し方はもちろん、「ヤバい」「マジで」といったフランクな言葉遣いも避けた方が良いでしょう。

もし敬語に自信がない場合は、事前に基本的な敬語表現を確認しておくと良いでしょう。たとえば「〇〇様はいらっしゃいますか」「〇〇と申します」「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」といったフレーズを自然に使えるように練習しておくと、礼儀正しい学生であるという印象を与えることができます。

2. 【例文あり】OB・OG訪問の電話の仕方をケース別に解説

電話をかける際のマナーを踏まえた上で、より実践的な電話のかけ方について、例文・トーク例とともにご紹介します。
 

• ・OB・OG本人の携帯にかける場合

• ・企業の代表窓口・人事部から繋いでもらう場合

• ・OB・OGの実家・自宅にかける場合

• ・留守番電話にメッセージを残す場合

上記4つのケースごとにご紹介しますので、実際に電話をかける時のシミュレーションとして活用してみてください。

OB・OG本人の携帯にかける場合

OB・OG本人の携帯電話に直接連絡する場合は、相手がすぐ電話に出られない可能性も考慮しておく必要があります。話が長くなりすぎないよう、要件を簡潔に伝えることを意識しましょう。

学生：「もしもし、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇〇様のお電話でお間違いないでしょうか。」
OB・OG：「はい、そうです。」
学生：「お忙しいところ恐れ入ります。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」
OB・OG：「はい、大丈夫ですよ。」
学生：「ありがとうございます。大学のキャリアセンターで〇〇様にご紹介いただき、ご連絡いたしました。現在、就活中でして、〇〇様がご活躍されている〇〇業界に大変興味を持っております。つきましては、ぜひ一度お話を伺わせていただく機会をいただけないかと思い、お電話いたしました。」
OB・OG：「そうなんですね。分かりました。いいですよ。」
学生：「ありがとうございます。もしよろしければ、〇〇様のご都合の良い日時をいくつかお教えいただけますでしょうか。」

このように、まずは自己紹介と用件を明確に伝え、相手の都合を伺う姿勢を示すことが大切です。

企業の代表窓口・人事部から繋いでもらう場合

企業の代表電話や人事部に連絡し、そこからOB・OGに取り次いでもらう場合は、より一層丁寧な対応が求められます。会社の電話に出る方は、あなたが話したいOB・OG本人ではないため、誰に、何の目的で電話をしたのかを明確に伝える必要があります。

受付：「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。」
学生：「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。OB訪問の件で、〇〇部にお勤めの〇〇様にお繋ぎいただきたく、ご連絡いたしました。」
受付：「〇〇部の〇〇ですね。少々お待ちください。」
（保留後）
OB・OG：「お電話代わりました。〇〇です。」
学生：「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」

このように、会社の代表電話では、自分の身元と、誰に、何の用件で電話したのかをはっきりと伝えることが、スムーズに取り次いでもらうためのポイントです。

OB・OGの実家・自宅にかける場合

連絡先が実家や自宅の固定電話である場合、OB・OG本人ではなく、家族の方が出る可能性があります。その際は、慌てずに丁寧な対応を心がけましょう。

家族：「はい、〇〇（苗字）です。」
学生：「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇〇〇〇様（OB・OGのフルネーム）はいらっしゃいますでしょうか。」
家族：「（本人が在宅の場合）はい、おりますので少々お待ちください。」

家族：「（本人が不在の場合）あいにく、〇〇は今、外出しております。」
学生：「さようでございますか。それでは、改めてご連絡いたします。何時頃お戻りになりますでしょうか。」
家族：「〇時頃には戻るかと思います。」
学生：「承知いたしました。ありがとうございます。それでは、その時間に改めてお電話させていただきます。失礼いたします。」

家族の方に対しても、自分が何者で、誰に用件があるのかを明確に伝え、丁寧な言葉遣いを徹底することが重要です。

留守番電話にメッセージを残す場合

電話をかけても相手が出ず、留守番電話に切り替わることがあります。その際は、無言で切るのではなく、必ずメッセージを残すようにしましょう。

「もしもし、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先日、大学のキャリアセンターを通じて〇〇様のご連絡先を伺いました。OB訪問のお願いでご連絡させていただきました。また改めてお電話いたします。失礼いたします。」

このように、大学名、氏名、用件を簡潔に伝え、再度連絡する旨を残しておくのがマナーです。誰から、何の目的で電話があったのかが分かれば、相手も安心して折り返しの連絡を待つことができます。

3. OB・OG訪問の電話の流れ

ここからはOB・OG訪問の電話の流れについて、挨拶から日程調整までのトーク例をご紹介します。電話で何を話したら良いかわからなくなってしまうことがないよう、以下の流れを押さえておきましょう。
 

• ・挨拶・取次依頼

• ・OB・OG訪問のお願い

• ・訪問先・日程の調整

また、OB・OGが電話に出ない場合の対処法についても取り上げているので、ぜひ参考にしてください。

挨拶・取次依頼

電話が繋がったら、まずは明るく、はっきりとした声で挨拶をすることから始めます。自分が何者であるかを明確に伝えるため、「〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します」と、大学名、学部、氏名を正確に名乗りましょう。相手がOB・OG本人であるかを確認し、本人でないなら、電話口の相手に誰に取り次いでほしいのかを伝えます。

会社の代表電話にかけた場合は、部署名と氏名をわかる範囲で正確に伝え、取次をお願いしましょう。電話口に出た相手が誰であっても、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。また、挨拶の後には、「ただいま、お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を尋ねる一言を添えるのがビジネスマナーです。

OB・OG訪問のお願い

本人に電話が繋がったら、改めて自己紹介を済ませ、本題であるOB・OG訪問のお願いに移ります。なぜその人に話を聞きたいのか、その理由を簡潔に伝えることがポイントです。たとえば「大学のキャリアセンターで〇〇様のご活躍を伺い、ぜひお話を伺いたいと思いました」「貴社に強く惹かれており、現場で働く〇〇様から具体的な仕事内容についてお聞きしたく、ご連絡いたしました」など、具体的な理由を添えると、あなたの熱意が伝わりやすくなります。

訪問先・日程の調整

OB・OGから訪問の承諾を得られたら、次に具体的な日程と場所の調整に移ります。いきなり自分の希望日時を伝えるのではなく、まずは「〇〇様のご都合の良い日時をいくつかお教えいただけますでしょうか」と、相手の都合を優先する姿勢を見せることが大切です。相手から候補日を提示されたら、すぐに自分のスケジュールを確認し、その場で回答できるように準備しておきましょう。

もし提示された日程で都合が合わない場合は、「大変申し訳ございません。あいにくその日は授業が入っておりまして…」と理由を述べた上で、「〇〇日以降で、改めてご都合いかがでしょうか」と代替案をこちらから提示するのがマナーです。場所については、相手から「会社に来ますか？」と指定されることもあれば、「どこかカフェで」と提案されることもあります。相手の指示に従うのが基本ですが、もし場所の指定がなければ、「〇〇駅周辺など、〇〇様がアクセスしやすい場所はいかがでしょうか」と、こちらから提案してみましょう。

OB・OGが不在だった場合

電話をかけても、必ずしもOB・OG本人が在席しているとは限りません。不在だった場合は、慌てずに落ち着いて対応することが重要です。まず、電話に対応してくれた方に、本人が何時頃に戻る予定かを確認しましょう。「〇〇様は何時頃お戻りになりますでしょうか」と尋ね、その時間に合わせてかけ直すのが最も確実な方法です。もし戻る時間が分からない場合は、「それでは、改めてご連絡いたします」と伝え、一度電話を切りましょう。その際、自分の名前と用件を伝言として残してもらえるようお願いすると確実です。

「〇〇大学の〇〇と申します。OB訪問のお願いでご連絡いたしました。また改めてお電話いたしますので、その旨お伝えいただけますでしょうか」と丁寧にお願いすれば、次回の電話がスムーズになるでしょう。電話して一度で繋がらないことはよくあることなので、焦らず、丁寧な対応を心がけましょう。

OB・OGが電話に出ない場合

OB・OG本人の携帯電話に直接かけたものの、相手が応答しないケースも珍しくありません。社会人は会議や移動などで、すぐに電話に出られない状況が多いため、一度繋がらなかっただけで焦る必要はありません。まずは、前述した電話すべき時間帯を狙い、日を改めて2〜3回かけ直してみましょう。もし留守番電話に繋がらないままコールが切れる場合は、立て続けに電話するのは避けるようにしてください。「しつこい」という印象を与えかねないため、最低でも数時間は間隔を空けるのがマナーです。

何度試しても繋がらない場合は、電話ではなくメールでの依頼に切り替えるのが良いでしょう。「何度かお電話を差し上げたのですが、ご多忙かと存じますので」と一文を添えれば、あなたの配慮が伝わり、より丁寧な印象になるでしょう。

4. OB・OG訪問のメールを送る場合の書き方

最後に、OB・OGが電話に出ない場合、電話での連絡に苦手意識がある場合に備えて、メールで依頼する時のマナーや文面の書き方についてもご紹介します。ビジネスシーンでのメールは、電話とは異なるマナーが求められますので、以下のポイントを押さえた上でアポ獲得を目指してみてください。
 

• ・件名は「OB・OG訪問のお願い」と分かるように書く

• ・本文には挨拶と用件、日程の候補を記載する

• ・署名には大学名や連絡先を明記する

それぞれ具体的な例文とともにご紹介します。

件名は「OB・OG訪問のお願い」と分かるように書く

社会人、特に多忙なOB・OGは、毎日数多くのメールを受け取っています。そのため、件名を見ただけで「誰から」「何の用件で」来たメールなのかが瞬時に判断できないと、他のメールに埋もれてしまい、読んでもらえない可能性があります。件名は、「【OB・OG訪問のお願い】〇〇大学 氏名」のように、用件と差出人が一目で分かるように工夫しましょう。このように具体的で分かりやすい件名にしておくことで、相手もメールを開く前から内容を予測しやすくなり、スムーズに対応してもらえる可能性が高まります。

一方で「こんにちは」「お願いします」といった曖昧な件名は、迷惑メールと間違えられてしまう危険性もあるため避けるようにしてください。

本文には挨拶と用件、日程の候補を記載する

メールの本文は、以下の構成で記載するのが基本です。
 

• ・挨拶と自己紹介

• ・OB・OG訪問をお願いしたい理由

• ・訪問希望日時の候補

• ・結びの挨拶

まずは、「突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します」と丁寧に挨拶し、身元を明かします。次に、なぜ連絡したのか、訪問して何を聞きたいのかを具体的に記述しましょう。日程調整においては、電話とは異なり、メールではリアルタイムでのやり取りができないため、こちらから複数の候補日時を提示するのがマナー。「下記の日程で、〇〇様のご都合の良い時間帯はございますでしょうか」といった形で、幅を持たせた候補を3〜5つほど挙げておくと、相手も返信しやすくなります。

最後に、「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです」といった言葉で締めくくります。

署名には大学名や連絡先を明記する

メールの最後には、必ず署名を記載しましょう。署名は、あなたが何者であるかを明確に示し、相手に信頼感を与えるための重要な要素です。最低限、記載すべき情報は以下の通りです。
 

• ・大学名・学部・学科・学年

• ・氏名（ふりがな）

• ・電話番号

• ・メールアドレス

これらの情報を正確に記載しておくことで、相手は差出人の身元を把握しやすくなり、その後の連絡がスムーズになるメリットがあります。特に電話番号やメールアドレスは、日程調整や緊急の連絡の際に必要となるため、間違いのないように記載しましょう。

5. まとめ

OB・OG訪問は、企業の内部で働く先輩社員からリアルな情報を得られる、就活において非常に価値のある機会です。しかし、その第一歩となるアポ取りの電話でつまずいてしまうと、貴重なチャンスを逃すことにもなりかねません。

OB・OG訪問の電話では、相手が忙しい社会人であることを常に意識し、敬意と配慮の気持ちを持って接することが重要です。そのためにも電話をかける時間帯に気を配り、静かな場所からかけること、事前に話す内容をメモしておくなどの準備を怠らないようにしましょう。

この記事で紹介したマナーや例文・トーク例を参考に、OB・OG訪問を成功させて就活を有利に進めましょう。

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