プロジェクトマネジメントとは│注意点や信頼されるための要素も解説

 

• 1.プロジェクトマネジメントとは
• 2.プロジェクトマネジメントにおける注意点
• 3.プロジェクトマネジメントで信頼されるための要素
• 4.プロジェクトマネジメントに必要なスキル
• 5.プロジェクトマネジメントのノウハウと手法
• 6.まとめ

1.プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントは、特定の目標を達成するために、計画や実行、監視、コントロールしていくことです。そのため、プロジェクトマネージャーは、時間や人材などのリソースを最適化し、リスクを管理しながらプロジェクトの成功に責任をもつことが主な役割となります。

具体的な業務としては、目標の明確化やスケジュール管理、チームの指導、コミュニケーションの促進などがあげられるでしょう。

2.プロジェクトマネジメントにおける注意点

プロジェクトマネジメントを担当する際には、下記のような点に注意すべき必要があります。

・プロジェクトのゴールや進捗を共有する
・メンバーの役割分担を明確にする
 ・メンバーとのコミュニケーションを密に取る
 ・想定されるリスクは事前に洗い出しておく

それぞれ詳しく解説します。

プロジェクトのゴールや進捗を共有する

プロジェクトマネジメントでは、まずプロジェクトのゴールを明確に定義しておくことが重要です。

チームをまとめ効率的にプロジェクトを推進させていくためには、チームメンバー全員がプロジェクトの完成系を具体的にイメージできている必要があります。ゴールが明確になっていないと、意思決定や分担などあらゆる面でトラブルにつながる恐れがあるでしょう。

また、定期的な進捗報告やコミュニケーションを通じて、プロジェクトの進捗状況を全ての関係者と共有することも大切です。進捗の共有によって、チーム全体が目標に向かって進んでいることを確認し、必要に応じてスムーズに調整を行うことができます。

メンバーの役割分担を明確にする

プロジェクトはその規模に関わらず、メンバーごとに役割分担を明確にしましょう。

各メンバーのスキルや経験を考慮することで、効率よくプロジェクトを進めることができます。メンバーごとのミッションもはっきりするので、タスクの重複や責任範囲の曖昧さもなくすことが可能です。

役割分担をする際には、各メンバーごとにその業務の重要性を理解してもらうようにします。業務内容や期待される成果などを伝えることにより、積極的な姿勢を維持することにつながったり、アウトプットの質を高めることができます。

メンバーとのコミュニケーションを密に取る

マネジメント経験がない場合でも、チームメンバーとの密接なコミュニケーションを行うことが重要です。

定期的なミーティングや進捗報告だけでなく、日常的なコミュニケーションを通じてメンバーとの信頼関係を築き、意見や懸念を把握し改善していくことが求められます。メンバーとの良好なコミュニケーションによって、問題や課題を早期に把握し、迅速に対処することでプロジェクトの成功確度を高めることができるでしょう。

想定されるリスクは事前に洗い出しておく

プロジェクトが無事成功するかどうかは、想定されるリスクの洗い出しやその対処スピードによって大きく左右されます。そのため、プロジェクトマネジャーはプロジェクト開始前に想定されるリスクについてしっかりと洗い出しておく必要があるでしょう。

チーム全体でリスクの特定や評価を行ってリスクマネジメント計画を策定しておけば、実際にトラブルが起こった際にも冷静に、かつ迅速に対処することができます。

プロジェクトマネジメントを任されたら、メンバー全員と想定されるリスクについて洗い出しを行うミーティングを設けることが必要です。

3.プロジェクトマネジメントで信頼されるための要素

  プロジェクトはチームで取り組んでいくため、プロジェクトマネージャーは、チームメンバーから信頼されている必要があります。

プロジェクトマネジメントで信頼されるための要素は、主に下記の4つです。

• ・言動・行動が首尾一貫している

  ・意思決定が早い

  ・相手の状況を考えた情報提供を行う

  ・雑談を含めたコミュニケーションもしている

それぞれ詳しく解説します。

言動・行動が一貫している

信頼を得るためには、言動と行動が一貫している必要があります。

チームをまとめる立場であるプロジェクトマネージャーの言動と行動が違うと、メンバーの業務やコミュニケーションにおいて混乱が生じてしまう可能性もあります。

期日までにプロジェクトを仕上げるためには、計画に沿って業務を進めることが重要です。マネージャーが朝令暮改の状態では、周りも確実かつスムーズに業務を進めることができません。

計画や目標を設定し、それに向かって一貫して行動することで、他のメンバーや上司からの信頼を得ることができます。

意思決定が早い

プロジェクトマネジメントでは、意思決定のスピードも重要です。迅速かつ正確な意思決定ができる能力は、プロジェクトの進行をスムーズにし、早期の問題解決にもつながります。

マネジメント経験がない場合でも、情報を的確に収集し冷静な判断を下すことが求められます。そのため、プロジェクトの進捗状況は常に確認することが重要です。判断に迷うことがあれば、ミーティングなどを通じて意思決定を先延ばしにしないようにしましょう。

相手の状況を考えた情報提供を行う

信頼されるプロジェクトマネージャーになるためには、相手の状況やニーズを考えた情報提供が必要です。

プロジェクトの進捗や課題に関する情報は的確かつ適切な形で伝えることで、信頼を築くことができるでしょう。頻繁にコミュニケーションをすることでチームメンバーはもちろんプロジェクトに関わる人から「こちらのことを考えて話をしてくれる人だ」と思ってもらうことができます。

マネジメント側として、業務を把握するためにはもちろん、メンバーや関係者とのスムーズに意思疎通をするためにも、相手の相手の状況を踏まえた情報提供が大切です。

雑談を含めたコミュニケーションもしている

プロジェクトマネジメントにおいては、雑談を含めたコミュニケーションも重要です。

プロジェクトを推進していく上で、メンバーとの心理的安定性は大切な要素となります。そのため、業務とは一見関係のない話題でもコミュニケーションを取るようにすることをおすすめします。

また、お互いが趣味などのプライベートの話ができる関係になることで、チーム全体の結束力が高まり、コミュニケーションの円滑化や情報共有が活発になります。

4.プロジェクトマネジメントに必要なスキル

 プロジェクトマネジメントを滞りなく遂行するために必要なスキルについて説明します。

マネジメントスキル

マネジメントスキルとは、プロジェクトマネジメントの管理手法を熟知し、滞りなく遂行するスキルを指します。

プロジェクトでは想定外のトラブルなども多いため、リスクを事前に予測・評価し、事前に手を打つリスクマネジメントは特に重要です。

コミュニケーションスキル

プロジェクトマネジメントは、顧客やメンバー、ベンダーなど多くのステークホルダーとの円滑なコミュニケーションが必要です。

課題や問題への対応を行う際は、それに関わる多くのステークホルダー間の調整や交渉を行い、全員が納得する形で解決していく必要があります。

リーダーシップ

プロジェクトマネジメントには、多くのメンバーをひとつの目標に向かわせるためのリーダーシップが必要です。また、課題や問題に突き当たったときに決断力を発揮することも重要です。プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトのリーダーとしての役割も担っていることを覚えておきましょう。

5.プロジェクトマネジメントのノウハウと手法

 プロジェクトマネジメントを適切に行うために、プロジェクトマネジメントの知識・ノウハウの世界標準であるPMBOK（Project Management Body of Knowledge）と、代表的なプロジェクト管理手法を紹介します。

プロジェクトマネジメントのノウハウ

プロジェクトマネジメントには国際標準（ISO21500）があり、その内容を包括したガイドラインとしてPMBOKがあります。PMBOKは米国のPMIがまとめたプロジェクトマネジメントの知識・ノウハウを体系化したもので、プロジェクト達成のために「10の知識エリア」と呼ばれる管理プロセス（※1）が定義されています。

PMBOKは基本的に大規模プロジェクト向けのため、小規模プロジェクトではかえって非効率になることもあります。プロジェクトの規模と特性に合わせて、PMBOKの適用範囲を定める必要があります。
なお、現在の最新版はPMBOK第6版ですが、2021/8に最新版の第7版がリリースされ、アジャイルへの適用、プロセス重視から原則重視など、大幅に内容が刷新される予定となっています。

※1参考：PMBOK®ガイド 第5版 紹介シリーズ 第2回 ISO 21500について

プロジェクトマネジメントの手法

PMBOKで規定されている知識エリアの中で、特に重要なQCD達成のための管理プロセスにおいて用いられる管理手法を紹介します。

品質管理（Q）

品質管理とは、開発するシステムの品質を一定の水準に保つための管理手法です。

品質管理手法として「QC7つ道具」があります。開発するシステムにおける品質の分析や改善をサポートする考え方・フレームワークで、パレート図やヒストグラム、特性要因図などを使って定量的に品質分析と評価を行うことができます。

コスト管理（C）

コスト管理とは、プロジェクトの状況をコスト面から把握・管理することで、コスト管理の手法としてEVM（Earned Value Management）があります。

プロジェクトを 時間ではなく、費用と工数などのコストで進捗管理を行うための手法です。EVMを取り入れることで、進捗遅れなどの問題発生時に、あとどの程度コストをかけられるかが把握できるようになります。

タスク管理/スケジュール管理（D）

タスク管理・スケジュール管理手法としてWBS、ガントチャートがあります。

WBSは、プロジェクトのタスクを細分化して表形式にまとめたもので、ガントチャートは、WBSをスケジュール表として期間を棒グラフで表したものです。

WBSとガントチャートにより、プロジェクトのスケジュールを可視化できるようになります。

6.まとめ

プロジェクトマネジメントとは、特定の目標を達成するために、計画や実行、監視、コントロールしていくことです。そのため、プロジェクトマネージャーには、最適なリソース配分や進捗管理、リスク管理などの複合的なスキルが求められます。

責任も大きくなる業務ですが、あらゆる環境で通用するスキルや知見を鍛えることができます。プロジェクトマネジメントを任された方は、本記事を参考に少しずつマネジメント業務に取り組んでいきましょう。

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