プロジェクトマネジメントのとは何か | 必要なスキルや手法を解説

• 1.プロジェクトマネジメントとは

• 2.プロジェクトマネジメントに必要なスキル

• 3.プロジェクトマネジメントにある4つのフェーズ

• 4.プロジェクトマネジメントにおける注意点

• 5.プロジェクトマネジメントで信頼されるための要素

• 6.マネジメントをするべきもの

• 7.プロジェクトマネジメントの手法

• 8.まとめ

1.プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントは、特定の目標を達成するために、計画や実行、監視、コントロールしていくことです。そのため、プロジェクトマネージャーは、時間や人材などのリソースを最適化し、リスクを管理しながらプロジェクトの成功に責任をもつことが主な役割となります。

具体的な業務としては、目標の明確化やスケジュール管理、チームの指導、コミュニケーションの促進などがあげられるでしょう。

2.プロジェクトマネジメントに必要なスキル

プロジェクトマネジメントを滞りなく遂行するために必要なスキルについて説明します。

マネジメントスキル

マネジメントスキルとは、プロジェクトマネジメントの管理手法を熟知し、滞りなく遂行するスキルを指します。

プロジェクトでは想定外のトラブルなども多いため、リスクを事前に予測・評価し、事前に手を打つリスクマネジメントは特に重要です。

コミュニケーションスキル

プロジェクトマネジメントは、顧客やメンバー、ベンダーなど多くのステークホルダーとの円滑なコミュニケーションが必要です。

課題や問題への対応を行う際は、それに関わる多くのステークホルダー間の調整や交渉を行い、全員が納得する形で解決していく必要があります。

リーダーシップ

プロジェクトマネジメントには、多くのメンバーをひとつの目標に向かわせるためのリーダーシップが必要です。また、課題や問題に突き当たったときに決断力を発揮することも重要です。プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトのリーダーとしての役割も担っていることを覚えておきましょう。

3.プロジェクトマネジメントにある4つのフェーズ

プロジェクトマネジメントには、下記4つフェーズがあります。
 

• 1.目的の言語化

  2.タスクの洗い出し

  3.進捗管理

  4.効果検証

各フェーズについて詳しく解説します。

目的の言語化

プロジェクトを進行させる上で、まず最初に必要なのは「目的の言語化」です。プロジェクトを成功させるには、まず全体像を明確にし、その目的をチームメンバー全員が共有することが不可欠となります。

この段階では、何を達成したいのか、どのような成果を期待しているのかを具体的に表現し、関係者全員が理解できる形での説明が重要です。目標が曖昧なままだと、プロジェクトが進むにつれて方向性がぶれたり、メンバー間で認識のズレが生じたりするリスクが高まります。

目的をしっかりと言語化することで、全体の進行がスムーズになり、成果物の質も向上します。

タスクの洗い出し

次に必要なフェーズが「タスクの洗い出し」です。プロジェクト全体を達成するためには、どのような具体的な作業やステップが必要かを細かく分解してリスト化することが重要となります。

タスクをリスト化して言語化しておくことで、チームメンバー各自が何をするべきかが明確になり、役割分担や優先順位付けがしやすくなります。また、タスクを細分化することで、見落としがちな作業や課題を早い段階で発見し、事前に対応策を講じられるようになるでしょう。

タスクの洗い出しは、プロジェクトの効率的な進行において欠かせないステップです。

進捗管理

プロジェクトの進行中は「進捗管理」が極めて重要となります。プロジェクトが計画通りに進んでいるかを常に確認し、必要に応じて調整を行うことでスケジュール遅延や品質低下を防ぐことが可能です。

進捗状況を定期的に報告し、問題が発生した場合は迅速に対処することが求められます。また、進捗管理ツールやソフトウェアを活用することでメンバー全員がリアルタイムで状況を把握できるようになり、情報の共有とコミュニケーションが円滑に進むでしょう。

効果検証

プロジェクトが終了した後は「効果検証」を行うことが重要です。プロジェクトが目標を達成できたかどうかを評価し、得られた成果や改善点を振り返ることで次のプロジェクトに生かせる学びを得ることができます。

効果検証の段階では、プロジェクトの進行中に起きた課題や成功点を振り返り、今後のプロジェクトにどのように活用できるかを検討しましょう。効果検証を怠ると、同じ失敗を繰り返すリスクが高まってしまいます。

4.プロジェクトマネジメントにおける注意点

プロジェクトマネジメントを担当する際には、下記のような点に注意すべき必要があります。
 

• ・プロジェクトのゴールや進捗を共有する

  ・メンバーの役割分担を明確にする

  ・メンバーとのコミュニケーションを密に取る

  ・想定されるリスクは事前に洗い出しておく

それぞれ詳しく解説します。

プロジェクトのゴールや進捗を共有する

プロジェクトマネジメントでは、まずプロジェクトのゴールを明確に定義しておくことが重要です。

チームをまとめ効率的にプロジェクトを推進させていくためには、チームメンバー全員がプロジェクトの完成系を具体的にイメージできている必要があります。ゴールが明確になっていないと、意思決定や分担などあらゆる面でトラブルにつながる恐れがあるでしょう。

また、定期的な進捗報告やコミュニケーションを通じて、プロジェクトの進捗状況を全ての関係者と共有することも大切です。進捗の共有によって、チーム全体が目標に向かって進んでいることを確認し、必要に応じてスムーズに調整を行うことができます。

メンバーの役割分担を明確にする

プロジェクトはその規模に関わらず、メンバーごとに役割分担を明確にしましょう。

各メンバーのスキルや経験を考慮することで、効率よくプロジェクトを進めることができます。メンバーごとのミッションもはっきりするので、タスクの重複や責任範囲の曖昧さもなくすことが可能です。

役割分担をする際には、各メンバーごとにその業務の重要性を理解してもらうようにします。業務内容や期待される成果などを伝えることにより、積極的な姿勢を維持することにつながったり、アウトプットの質を高めることができます。

メンバーとのコミュニケーションを密に取る

マネジメント経験がない場合でも、チームメンバーとの密接なコミュニケーションを行うことが重要です。

定期的なミーティングや進捗報告だけでなく、日常的なコミュニケーションを通じてメンバーとの信頼関係を築き、意見や懸念を把握し改善していくことが求められます。メンバーとの良好なコミュニケーションによって、問題や課題を早期に把握し、迅速に対処することでプロジェクトの成功確度を高めることができるでしょう。

想定されるリスクは事前に洗い出しておく

プロジェクトが無事成功するかどうかは、想定されるリスクの洗い出しやその対処スピードによって大きく左右されます。そのため、プロジェクトマネジャーはプロジェクト開始前に想定されるリスクについてしっかりと洗い出しておく必要があるでしょう。

チーム全体でリスクの特定や評価を行ってリスクマネジメント計画を策定しておけば、実際にトラブルが起こった際にも冷静に、かつ迅速に対処することができます。

プロジェクトマネジメントを任されたら、メンバー全員と想定されるリスクについて洗い出しを行うミーティングを設けることが必要です。

5.プロジェクトマネジメントで信頼されるための要素

プロジェクトはチームで取り組んでいくため、プロジェクトマネージャーは、チームメンバーから信頼されている必要があります。

プロジェクトマネジメントで信頼されるための要素は、主に下記の4つです。
 

• ・言動・行動が首尾一貫している

  ・意思決定が早い

  ・相手の状況を考えた情報提供を行う

  ・雑談を含めたコミュニケーションもしている

それぞれ詳しく解説します。

言動・行動が一貫している

信頼を得るためには、言動と行動が一貫している必要があります。

チームをまとめる立場であるプロジェクトマネージャーの言動と行動が違うと、メンバーの業務やコミュニケーションにおいて混乱が生じてしまう可能性もあります。

期日までにプロジェクトを仕上げるためには、計画に沿って業務を進めることが重要です。マネージャーが朝令暮改の状態では、周りも確実かつスムーズに業務を進めることができません。

計画や目標を設定し、それに向かって一貫して行動することで、他のメンバーや上司からの信頼を得ることができます。

意思決定が早い

プロジェクトマネジメントでは、意思決定のスピードも重要です。迅速かつ正確な意思決定ができる能力は、プロジェクトの進行をスムーズにし、早期の問題解決にもつながります。

マネジメント経験がない場合でも、情報を的確に収集し冷静な判断を下すことが求められます。そのため、プロジェクトの進捗状況は常に確認することが重要です。判断に迷うことがあれば、ミーティングなどを通じて意思決定を先延ばしにしないようにしましょう。

相手の状況を考えた情報提供を行う

信頼されるプロジェクトマネージャーになるためには、相手の状況やニーズを考えた情報提供が必要です。

プロジェクトの進捗や課題に関する情報は的確かつ適切な形で伝えることで、信頼を築くことができるでしょう。頻繁にコミュニケーションをすることでチームメンバーはもちろんプロジェクトに関わる人から「こちらのことを考えて話をしてくれる人だ」と思ってもらうことができます。

マネジメント側として、業務を把握するためにはもちろん、メンバーや関係者とのスムーズに意思疎通をするためにも、相手の相手の状況を踏まえた情報提供が大切です。

雑談を含めたコミュニケーションもしている

プロジェクトマネジメントにおいては、雑談を含めたコミュニケーションも重要です。

プロジェクトを推進していく上で、メンバーとの心理的安定性は大切な要素となります。そのため、業務とは一見関係のない話題でもコミュニケーションを取るようにすることをおすすめします。

また、お互いが趣味などのプライベートの話ができる関係になることで、チーム全体の結束力が高まり、コミュニケーションの円滑化や情報共有が活発になります。

6.マネジメントをするべきもの

プロジェクトマネジメントでは、特に下記について注意深く目を光らせることが大切になります。
 

• 1.アウトプットの品質

  2.スケジュール

  3.コスト

  4.作業範囲

  5.リスク管理

それぞれ詳しく解説します。

アウトプットの品質

プロジェクトマネジメントにおいて、最も重要な要素の一つが「アウトプットの品質」です。プロジェクトの最終成果物がクライアントやチーム内の期待を満たしているか、またはそれを超えているかを常に意識する必要があります。

品質管理は単なるチェック作業ではなく、プロセス全体を通じて常に確認しておくべきものです。要件定義の段階からレビューやフィードバック、テストを行うことで、品質の一貫性を保つことができます

品質を確保するためには、細部にまで気を配り、途中段階での確認を怠らないことが重要です。

スケジュール

プロジェクトの成功には「スケジュール管理」も不可欠です。プロジェクトには必ず納期が設定されており、その期限内に成果物を納品することが求められます。

スケジュール管理では各タスクに適切な期限を設定し、プロジェクト全体の進行状況を定期的に確認することが大切です。また、予期せぬ遅延や問題が発生した場合に備えて、適切なリスク対応策を計画しておく必要があります。

スケジュール管理は、プロジェクトを円滑に進めるための基本的なスキルであり、チームの協力とコミュニケーションが求められるでしょう。

コスト

「コスト管理」もプロジェクトマネジメントにおける重要な要素です。プロジェクトを実行するには資金やリソースが必要であり、それを無駄なく効果的に使うことが求められます。

予算の範囲内でプロジェクトを成功させるためには、各タスクやフェーズごとにどれだけのコストがかかるのかを正確に見積もり、必要に応じて調整を行うことが重要です。また、予算を超えるリスクを最小限に抑えるためには、定期的にコストの見直しを行いましょう

作業範囲

プロジェクトが複雑になるにつれ、「作業範囲の管理」も大きな課題となります。プロジェクトの開始前に、どの範囲までがプロジェクトに含まれるのかを明確に定義し、関係者全員で共有することが重要です。

作業範囲が不明確だと、途中で要件が追加される、作業量が増えるといった事態になり、予算やスケジュールに悪影響を及ぼす可能性があります。

どこまでがこちら側の仕事でその責任を負うのかを明確にしておくことで、プロジェクトが計画通りに進むように調整しやすくなるでしょう。

リスク管理

「リスク管理」もプロジェクトマネジメントにおいては重要な要素です。プロジェクトには予期しない問題やトラブルがつきものですが、これにどう対応するかでプロジェクトの成否が分かれます。

リスク管理では、トラブルを未然に防ぐために、プロジェクト開始時点であらゆるリスク要因を洗い出し、それぞれに対してどのような対応策を取るべきかを考えておくことが重要です。

リスクが現実となった場合でも適切な対応をすばやく行うことで、大きな影響を最小限に抑えることができるでしょう。

7.プロジェクトマネジメントの手法

プロジェクトマネジメントの手法には、主に下記の5つがあります。
 

• 1.ガントチャート

  2.WBS

  3.PMBOK

  4.ウォーターフォール開発

  5.アジャイル開発

各手法について詳しく解説します。

システム開発の工程について詳しくは、下記の記事もご覧ください。

関連記事：システム開発の工程とは？基本的なフローや手法、注意点を徹底解説

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクト管理でよく使われるマネジメント手法の一つです。各タスクの進行状況やスケジュールを一目で確認できるメリットがあります。

プロジェクトをフェーズやタスクごとに分割し、それぞれの期間を縦軸に、スケジュールを横軸に表示することで進捗状況を効率的に管理できるようになります。また、タスク同士の依存関係も明確にできるため、特に大規模プロジェクトにおいて、チーム間のコミュニケーションを円滑にする役割も果たすものです。

WBS

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト全体を細かいタスクに分割し、階層的に整理する手法です。プロジェクトの各フェーズを細かく分解していくことで、各タスクがどのように関連しているかを明確にし、チーム全体で共通の理解を持つことができます。

WBSを使うことで、タスクが漏れることを防ぎ、プロジェクトをより効率的に進めることが可能になるでしょう。また、タスクの進捗状況やスケジュール管理にも役立つため、プロジェクトマネージャーが全体像を把握しやすくなります。特に、メンバーが多い場合やプロジェクトの工程が複雑な状況で効果を発揮するでしょう。

PMBOK

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）は、プロジェクトマネジメントに関する知識体系で、業界標準として世界中で広く採用されています。

プロジェクトの立ち上げから計画、実行、監視、終了といったプロジェクトライフサイクル全体をカバーしており、それぞれのフェーズにおける具体的なプロセスや技術を整理することが可能です。

PMBOK実践することで、特に大規模なプロジェクトをスムーズにマネジメントできるようになるでしょう。

ウォーターフォール開発

ウォーターフォール開発は、従来のシステム開発でよく使われる手法です。要件定義、設計、実装、テスト、リリースといったフェーズを順番に進めるため、各フェーズが終わった後に次のフェーズに進むという明確な区切りがあります。

しかし、一度進めたフェーズを後戻りしにくいという特徴もあるため、柔軟性が求められるプロジェクトには向かないことがある点に注意が必要です。

アジャイル開発

アジャイル開発は、ウォーターフォール開発と対照的に柔軟性を重視した開発手法です。短いスプリントと呼ばれるサイクルを繰り返しながら、継続的にフィードバックを取り入れ、プロジェクトを進めていきます。

アジャイル開発における大きなメリットは、顧客の要件や市場の変化に迅速に対応できることです。特に、要件が頻繁に変わるプロジェクトや、イテレーションを重ねながら進める必要がある場合に効果的となります。

8.まとめ

プロジェクトマネジメントとは、特定の目標を達成するために、計画や実行、監視、コントロールしていくことです。そのため、プロジェクトマネージャーには、最適なリソース配分や進捗管理、リスク管理などの複合的なスキルが求められます。

責任も大きくなる業務ですが、あらゆる環境で通用するスキルや知見を鍛えることができます。プロジェクトマネジメントを任された方は、本記事を参考に少しずつマネジメント業務に取り組んでいきましょう。

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