エントリーシート印刷の注意点！記入用紙をダウンロードする方法も

• 1. エントリーシートを印刷する時の基本ルール

• 2. 印刷したエントリーシートの提出方法

• 3. エントリーシートを印刷する時の注意点

• 4. エントリーシートの記入用紙はどこからダウンロードする？

• 5. まとめ

1. エントリーシートを印刷する時の基本ルール

エントリーシートを印刷する際には、学生にとっては意外と知らない基本的なルールが存在します。単なる形式的なものではなく、あなたの真剣さや丁寧さを採用担当者に伝えるための重要な要素にもなりえます。
 

• ・印刷に使う紙は上質で厚めのものを選ぶ

• ・印刷サイズはA4が基本

• ・写真付きはカラー、それ以外は白黒でOK

• ・両面印刷は避けて片面2部印刷にする

ここでは上記4つの基本ルールを解説しますので、ぜひ実践して他の就活生と差をつける第一歩としましょう。

印刷に使う紙は上質で厚めのものを選ぶ

エントリーシートを印刷する紙は、ごく一般的なコピー用紙ではなく、少し厚みのある上質なものを選ぶことをおすすめします。通常のコピー用紙は薄くて透けやすいため、文字が読みにくかったり、安っぽい印象を与えてしまったりする可能性があります。また、郵送中や持ち運びの際に折れたり汚れたりしやすいというデメリットもあります。

そうではなく、厚さ0.1mm〜0.2mm程度の「上質紙」や「履歴書用」とされているコピー用紙を選ぶのがおすすめです。これらの用紙は文房具店や家電量販店、オンラインストアなどでも手軽に購入できます。しっかりとした厚みがあるため、文字も読みやすく、高級感や清潔感が生まれます。安価なコピー用紙と比べると割高になりますが、採用担当者からの好印象を得るためにも、ぜひ積極的に投資してみてください。

印刷サイズはA4が基本

特に企業からの指定がない場合、エントリーシートはA4サイズで印刷するのが基本です。これはビジネスシーンで最も一般的に使用される書類サイズがA4であるためです。採用担当者は、他の応募書類や社内資料と一緒にファイリングすることが多いため、サイズが異なると管理がしにくく、手間をかけさせてしまう可能性があります。

ただし、もし企業からA3サイズなど別のサイズを指定された場合は、必ずその指示に従ってください。そうした指定がなければ、迷わずA4サイズを選びましょう。また、印刷する際には「拡大/縮小」の設定にも注意が必要です。元のデータがA4サイズで作成されている場合、拡大/縮小の設定はせず、「実際のサイズ」で印刷することで、レイアウトが崩れるのを防げます。

写真付きはカラー、それ以外は白黒でOK

エントリーシートを印刷する際のカラー・白黒の選択は、証明写真をどのように提出するかで決まります。証明写真や自己PR写真をデータで貼り付けており、印刷後に紙の写真を貼ることができない事情があるなら、エントリーシート全体をカラーで印刷しましょう。写真はあなたの第一印象を左右する重要な要素であり、表情や人柄を正確に伝えるためにはカラー印刷が適切です。

一方で、印刷した用紙に証明写真・自己PR写真などを後から貼り付けることができるなら、エントリーシート自体は白黒印刷で問題ありません。この場合の主役は、後から貼る写真だからです。どちらの方法を選択するにせよ、文字がかすれたり、にじんだりしていないか、印刷品質の確認は必ず行いましょう。

両面印刷は避けて片面2部印刷にする

エントリーシートが複数枚にわたる場合でも、両面印刷は避けるのがビジネスマナーです。採用担当者は、エントリーシートを読みながらメモを取ったり、他の書類と比較したりすることがあります。両面印刷になっていると、裏面を確認するために何度もひっくり返す手間が発生し、ストレスの原因になるからです。また、複数枚の書類を並べて全体を見渡したいときにも不便になります。

原則として、全てのページを片面で印刷し、クリアファイルに入れて提出するのが最も丁寧な方法です。エントリーシートが複数枚ある場合にはクリップで留めても構いませんが、企業から特に指定がない限り、ホッチキスを使用するのは避けるようにしてください。常に相手の立場に立って物事を考える姿勢が、ここでも問われていると考えましょう。

2. 印刷したエントリーシートの提出方法

エントリーシートを無事に印刷できたら、次は提出のステップです。エントリーシートの提出方法にはいくつかのパターンがあり、基本的には企業からの指示に従うことになります。主な提出方法としては、以下の3つが挙げられます。
 

• ・用紙を印刷して手書きしたものを郵送、持参する

• ・PC作成のエントリーシートを印刷して郵送、持参

• ・手書きのエントリーシートをスキャンしてWeb提出

それぞれの方法のポイントと注意点を解説しますので、最後まで気を抜かずに準備を進めましょう。

用紙を印刷して手書きしたものを郵送・持参する

これは企業が指定するエントリーシートのフォーマットを印刷した上で、手書きでの記入を求めるパターンです。手書きの応募書類を通じて、文字から伝わる人柄や丁寧さを見たいという意図があるパターンでもあります。この場合、心を込めて丁寧に文字を書くことが何よりも重要で、走り書きや乱雑な文字で書いてしまわないように注意が必要です。

万が一書き間違えてしまった場合は、修正テープや修正液は使わず、新しい用紙に書き直すのがマナーです。そのため、企業指定の用紙は複数枚印刷しておくと安心です。

手書きのエントリーシートを郵送する場合は、A4サイズの書類が折らずに入る「角形2号」の封筒を使用し、クリアファイルに挟んで送ると、雨などで濡れたり、途中で折れ曲がったりするのを防ぐことができます。持参する場合なら、受付または採用担当者の方に丁寧な言葉遣いで手渡しましょう。

PC作成のエントリーシートを印刷して郵送・持参

近年増えているのが、PCで作成したエントリーシートを印刷して提出する形式です。この方法のメリットは、誰が読んでも分かりやすい、整ったレイアウトの書類を作成できる点にあります。また、一度データを作成しておけば、複数の企業に応用できるため、学生側に取っても効率化につながるメリットもあります。ただし、PC作成だからこそ、誤字脱字に十分注意する必要があります。手書きの場合は書いている途中で気づきやすいですが、PC入力では見落としやすくなるからです。

そのため提出前には、声に出して読み上げてみたり、友人や家族にチェックしてもらったりと、入念な確認を怠らないようにしましょう。郵送・持参する場合は、手書きの場合と同様に、クリアファイルに挟んで角形2号の封筒に入れるのが基本です。

手書きのエントリーシートをスキャンしてWeb提出

少し特殊なケースとして、手書きで記入したエントリーシートを印刷機・コピー機でスキャンし、そのデータをPDFでWeb提出するという方法もあります。この場合、スキャンの質が非常に重要になります。文字がかすれていたり、斜めになっていたり、影が映り込んでいたりすると、非常に読みにくく採用担当者にネガティブな印象を与えてしまいます。

そのためスキャンする際は、家庭用コピー機やスマホアプリよりも、コンビニのマルチコピー機や大学の印刷機を利用するのがおすすめです。提出するファイル形式は、企業から指定があればそれに従い、なければPDF形式で保存するのが一般的です。ファイル名も「氏名_エントリーシート」のように、誰が見ても分かりやすいものに設定しましょう。

3. エントリーシートを印刷する時の注意点

エントリーシートを印刷する際には、メール提出やWeb提出とは異なる注意点がいくつか存在します。ここでは以下5つの注意点を順番に解説します。
 

• ・家庭用ではなく大学やコンビニのプリンターを使う

• ・用紙や印刷方法は企業指定を遵守する

• ・提出用、確認用の2部を印刷しておく

• ・印刷用ファイルはPDFで用意する

• ・印刷前に必ずプレビューで確認する

これらのポイントを一つひとつ確認しながらエントリーシートを準備して、採用担当者に好印象を与える書類を完成させましょう。

家庭用ではなく大学やコンビニのプリンターを使う

エントリーシートのような重要な書類は、家庭用のプリンターではなく、大学のプリンターやコンビニのマルチコピー機を利用して印刷することをおすすめします。家庭用プリンターは、インクのかすれやにじみ、印刷のズレなどが起きやすく、品質が安定しないことがあります。その点、業務用である大学やコンビニのプリンターは、高画質で鮮明な印刷が可能です。特に証明写真をデータで貼り付けている場合は、その差が顕著に表れるので、採用担当者にクリアで清潔な印象を与えるためにも、家庭用は避けるようにしてください。

なお、コンビニでの印刷方法はシンプルで、USBメモリなどのメディアに保存したデータを直接印刷する、または事前にインターネット経由でファイルを登録しておくネットワークプリントを利用する方法があります。ネットワークプリントの場合、専用のアプリやWebサイトからファイルをアップロードし、発行された予約番号をマルチコピー機に入力するだけで印刷できます。どちらの方法も、画面の指示に従って操作するだけなので、初めての方でも安心して利用できるでしょう。

用紙や印刷方法は企業指定を遵守する

エントリーシートの用紙サイズや印刷方法について、企業から特別な指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。これは社会人として「指示を正しく理解し、実行できるか」を見られている重要なポイントです。「A3サイズで提出」「両面印刷でお送りください」といった指定を見落としてしまうと、それだけで評価を下げてしまう可能性があります。募集要項や企業の採用サイトを隅々まで確認し、指定がないかを必ずチェックしましょう。

もし不明な点があれば、自己判断で進めるのではなく、採用担当者にメールや電話で問い合わせるのが確実です。ただし問い合わせる際は、就活サイトや公式サイトを調べれば分かるような内容ではないか、事前に十分に確認することがマナーです。

提出用・確認用の2部を印刷しておく

エントリーシートを印刷する際は、提出用とは別に、自分用の控えとしてもう1部印刷しておくことを強くおすすめします。面接では、提出したエントリーシートの内容に基づいて質問されることがほとんどです。手元に控えがあれば、面接直前に内容を再確認したり、どのような質問が予想されるかをシミュレーションしたりするのに役立ちます。

また、万が一提出した書類に不備があった場合や、郵送トラブルなどで届かなかった場合に、控えがあればすぐに対応できるメリットもあります。ただし、就活では複数の企業に同時にエントリーシートを提出することも多いので、A社とB社で取り違えが発生することを防ぐためにも、しっかりと整理・分類して保管しておきましょう。

印刷用ファイルはPDFで用意する

エントリーシートのデータは、WordやExcelのままではなく、PDF形式に変換してから印刷するのが基本です。というのも、WordやExcelのファイルは、開くパソコンの環境（OSやソフトウェアのバージョンなど）によって、レイアウトが崩れたり、文字化けしたりするリスクがあるからです。せっかく綺麗に作成したエントリーシートも、印刷時にレイアウトが崩れてしまっては意味がありません。PDFならどのような環境でも作成時の見た目を維持できるため、安心して印刷できるメリットがあります。

WordやExcelからPDFへの変換は決して難しくなく、WordやExcelの「エクスポート」メニューから、「PDF」を選んでダウンロードすれば完了します。印刷する際も、コンビニのマルチコピー機はPDFファイルに必ず対応しているため、USBメモリに保存してコンビニに持参すれば問題ありません。印刷設定では「ページの拡大/縮小」を「なし」や「実際のサイズ」に設定すると、意図した通りのレイアウトで印刷できます。

印刷前に必ずプレビューで確認する

最後の注意点として、印刷ボタンを押す前に、必ずプレビュー機能で最終確認を行う習慣をつけましょう。プレビュー画面では、実際に紙に印刷されたときのイメージを確認できます。文字が枠線からはみ出していないか、写真のサイズや位置は適切か、カラー設定がおかしくないかなど、細部までチェックしましょう。

最終行がページの一番下ギリギリになっていたりすると、印刷時に見切れてしまうことがあるかもしれません。少しでも違和感があれば、元のファイルに戻って修正しましょう。こうした手間を惜しまないことが、ケアレスミスを防ぎ、エントリーシートの完成度を高めることにつながります。

4. エントリーシートの記入用紙はどこからダウンロードする？

エントリーシートを準備するにあたり、そもそも「どこで記入用紙を手に入れればいいのか」と疑問に思う方もいるでしょう。基本的には企業が用意したフォーマットを使用しますが、入手方法はさまざまなルートが考えられます。ここでは以下4つの方法ごとに、エントリーシートのフォーマットの入手方法を解説します。
 

• ・原則として企業指定のフォーマットを使う

• ・就活サイトやキャリアセンターで受け取る

• ・説明会や就活イベントで配布されるケースも

• ・手元になければWeb上のテンプレートを印刷してもOK

一つひとつ詳しくご紹介しましょう。

原則として企業指定のフォーマットを使う

エントリーシートを提出する際には、原則として応募先企業が指定したフォーマットを使用するのがルールです。企業は、自社が求める情報を効率的に知るために、独自の設問やレイアウトでエントリーシートを作成しています。そのため市販の履歴書や、他の企業で使ったフォーマットを使い回すことはNGです。

企業指定のフォーマットは、企業の採用サイトやマイページからダウンロードできるのが一般的です。募集要項をよく読み、「エントリーシートはこちらからダウンロード」といった案内がないかを確認しましょう。

就活サイトやキャリアセンターで受け取る

企業の採用サイト以外にも、エントリーシートのフォーマットを入手する方法はあります。たとえば大手就活サイトでは、サイトに登録している学生向けに、提携企業のエントリーシートをダウンロードできるサービスを提供していることがあります。定期的にログインし、志望企業の情報が更新されていないかチェックする習慣をつけると良いでしょう。

また、企業によっては、大学のキャリアセンター宛にエントリーシートのフォーマットを送付している場合があります。キャリアセンターの職員は就活のプロであり、エントリーシートの書き方について相談に乗ってもらえるというメリットもあるので、積極的に活用しましょう。

説明会や就活イベントで配布されるケースも

オンラインでのやり取りが主流となる昨今でも、企業説明会や合同説明会、就活イベントなどのオフラインの場で、エントリーシートの用紙が直接配布されるケースも依然として存在します。特に説明会参加者限定でエントリーシートを配布することで、学生の参加意欲を測ろうとしている企業もあります。

こうした機会を逃さないためにも、志望する企業の採用スケジュールやイベント情報はこまめに確認しておくことが重要です。配布されたエントリーシートは、その場で汚れ・折り目がつかないように丁寧に取り扱い、クリアファイルなどに入れて持ち帰りましょう。また、その場でしか聞けない選考に関する情報が得られる可能性もあるため、就活イベントは積極的に参加することをおすすめします。

手元になければWeb上のテンプレートを印刷してもOK

企業から特別なフォーマットの指定がなく、「形式は自由」とされている場合や、急な提出でどうしても指定のフォーマットが手に入らない場合であれば、Web上で公開されているテンプレートを利用する方法もあります。インターネットで「エントリーシート テンプレート」などと検索すれば、さまざまな種類のフォーマットを見つけることができます。

ただし、この方法はあくまで最終手段と考えましょう。テンプレートを選ぶ際は、できるだけシンプルで、自己PRやガクチカ（学生時代に力を入れたこと）など、標準的な項目が含まれているものを選ぶのが無難です。奇抜なデザインや個性的なレイアウトのものは避け、ビジネス文書としてふさわしいものを選びましょう。

5. まとめ

エントリーシートの印刷は、単なる作業の一つと思われがちですが、実際にはあなたの丁寧さや真剣さを採用担当者に伝えるための重要なプロセスです。紙の選び方、印刷の品質、提出のマナーといった一つひとつの細やかな配慮が、あなたの評価を大きく左右することもあります。

ここで紹介してきた基本ルールと注意点、フォーマットのダウンロード方法を参考に、自信を持ってエントリーシートを準備してください。

ITエンジニアを目指す新卒学生向け就活エージェントならレバテックルーキー

レバテックルーキーは、レバテックが運営するITエンジニア専門の就活エージェントです。多数のITエンジニアのキャリア支援経験のあるアドバイザーが、あなたのスキルと希望に合わせた企業の紹介から、人事目線での面接対策など、就職までを一貫してサポートします。ES添削、面接対策、ポートフォリオ作成サポートなども実施していますので、まずは一度カウンセリングにお越しください。

就活アドバイザーに相談してみる