就活の面接で知っておきたいマナーとは? メールの返信マナーも紹介

• 1. 採用担当者が面接で評価していること
• 2. 就活の面接マナー(対面編)
• 3. 就活の面接マナー(オンライン編)
• 4. 企業へメールを送る際のマナー
• 5.まとめ

1. 採用担当者が面接で評価していること

面接で採用担当者に好印象を与えたいのなら、まずは採用担当者が就活生のどこを見ているのかを考えるのが大切です。採用担当者の主な評価ポイントとしては、主に以下の3つが挙げられます。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、組織の中で働くために必要な最低限の条件です。上司や顧客と必要な情報をやりとりするためにも、また、同僚と良好な関係を築くためにも、コミュニケーションは欠かせません。そのため、採用担当者は質疑応答を通して、就活生の受け答えの仕方や態度など、基本的なコミュニケーション能力を見極めようとするのです。

適性

どれほど意欲があっても、会社が求める仕事をこなすには一定の適性が必要です。適性はペーパーテストでも測れますが、採用担当者はテストの結果と実際の人物を照らし合わせて、より正確に就活生の適性を把握しようとします。

関連記事：SEの適性検査はどんな問題が出る？対策方法を解説

人柄

「明るい人」「穏やかな人」など、人の個性はさまざまですが、企業が就活生に求める人柄とは、究極的には「信用できる人」かどうかです。安心して自社の仕事を任せられるか、採用担当者は就活生のあらゆる行動から分析します。

上記のように、採用担当者はコミュニケーション能力・適性・人柄の3つを主に評価しますが、これらの評価は「第一印象」によって大きく左右されます。身だしなみや表情、姿勢、態度、挨拶の仕方など、パッと見て読み取れる情報は意外と多いものです。採用担当者は第一印象で就活生がどのような人物かある程度アタリをつけてから、細部の評価を付けていく傾向があります。

2. 就活の面接マナー(対面編)

採用担当者は面接を通して、書類だけでは窺い知れない就活生の情報を得ようとします。先ほど挙げたコミュニケーション能力や人柄はその代表例です。面接の際、採用担当者は、就活生が社会人として基本的なマナーを身につけているかどうかを判断の手がかりとします。そこで以下では、対面での面接の際に重要となるマナーについて解説します。

面接前

最初に注意すべきポイントは、面接会場の到着時間です。受付には約束した時間の10分前に到着するようにしてください。遅刻はもちろん、早すぎてもいけません。面接に限らず、約束した時間よりも早すぎる訪問は、相手側の都合を無視して急かしているように思われるからです。受付では、氏名、学校名、要件などの情報をハキハキと伝えましょう。

待機中

面接は会場に到着した瞬間から始まっていると意識して、待機中も気を抜かないようにするのが大切です。特に指示がない限りは、下座に相当する入口に近い椅子へ座りましょう。また、待機する場所が面接室であっても控室であっても、スマホで暇つぶしをすることなどは避け、適度な緊張感を持って面接官を待ってください。スマホはあらかじめ電源オフにするか、最低でもマナーモードにしておきましょう。

入室

面接室へ入室する際にはノックを3回行い、相手の返事を待って扉を開けましょう。また、扉を閉める際は後ろ手で行わず、扉に向き直ってください。扉を閉めたら面接官に一礼してから椅子の左側まで移動し、「～大学の～です。宜しくお願いいたします」と挨拶を行います。そして着席を勧められてから、「失礼します」と断って座りましょう。面接室で待機していて、後から採用担当者が来たという場合は、必ず立ち上がって挨拶してください。

面接中

面接中、荷物は椅子の横に置くようにしてください。椅子には浅く腰掛け、背筋をピンと伸ばします。男性は拳を握った状態、女性は手を重ねた状態で膝の上に置くようにしましょう。受け答えの際は面接官と目を合わせ、正しい敬語を使って話すことが大切です。また、適度に笑顔を見せることで、面接官により良い印象を与えられます。

退室

面接官から面接の終了を告げられたら、退室に移ります。別れ際の印象も相手の記憶に残りやすいので、最後まで気を抜かないようにご注意ください。お礼を伝えたり、退室前にお辞儀をしたりと、面接官に最後まで礼を尽くすことが大切です。退室後も見られている可能性があるため、直ちにスマホを取り出すような振る舞いは控え、帰宅まで油断しないよう心がけてください。

3. 就活の面接マナー(オンライン編)

昨今では新型コロナウイルスの影響もあり、Web会議システムを使って面接をする企業も増えてきました。Web面接の場合でも、身だしなみや姿勢、話し方など基本的な心構えは、対面式と同じです。ただし、システムの使い方などWeb面接特有の部分もあるので、事前準備はしっかりしましょう。

たとえば、面接時に余計な雑音が入っていると、面接官は面接に集中できず、悪印象を持ってしまいます。また、散らかった部屋の様子などが映っても、やはり良い印象は受けないでしょう。したがってWeb面接を受ける際には、できるだけそのような環境を避けることが大切です。

それから、Web面接特有の注意点としては、画面上の面接官ではなく、カメラに向かって目線を送るべきだということも挙げられます。そうすることで相手側の視点からは、正面をまっすぐ見て話しているように映るからです。また、Web面接の場合も開始10分前にはシステムにログインして、相手と繋がるまで静かに待つようにしましょう。

関連記事：Web面接（オンライン面接）のマナーとは? 準備から退室までの流れと注意点

4. 企業へメールを送る際のマナー

採用担当者は就活生のメールマナーに対しても注意を払っています。社会に出てからもビジネスメールは多々使用する機会があるので、今のうちから学んでおきましょう。

メールの基本構成を把握する

最初に押さえるべきポイントは、メールの基本構成を把握することです。ビジネスメールは、「宛名→挨拶→用件→結び→署名」の順で構成されます。それぞれに書く基本的な情報は以下の通りです。

宛名

宛名の部分には、送信先の企業の正式名称をはじめ、担当者の所属やフルネームを「様付け」で記載します。

挨拶

初めてメールを送る場合は「お世話になります」、すでにやりとりがある場合は「お世話になっております」が定型句です。また、その後に自分の所属と氏名を述べて自己紹介します。

用件

「～の件につきまして貴社へご質問があり、ご連絡いたしました」というように、何のためにメールしたのかを記載します。返信メールの場合は、「～の件につきましてご連絡くださりありがとうございました」というように、相手へのお礼から始めるのがおすすめです。

結び

汎用性のある結びとしては、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます」などが挙げられます。相手の返信を要する場合は、「ご返信のほど宜しくお願い申し上げます」などと付けるのも一般的です。

署名

所属する大学や学部学科、氏名、メールアドレス、電話番号などの情報を記載します。

24時間以内かつ業務時間内に返信する

返信メールはできるだけ早く、相手からのメールが届いてから24時間以内に送りましょう。とはいえ、相手の心証を良くするには、深夜や早朝の返信は避け、9時から17時の間など、一般的な就業時間内に返信するのが無難です。

シンプルなメールアドレスを使用する

就活で使うメールアドレスは、自己主張の薄いシンプルなものにするのがおすすめです。個人用のアドレスに自分の趣味嗜好や何かの主張などを反映させている方は多いかもしれませんが、そうしたアドレスは就活用にはふさわしくありません。

就活用で無難なのは、「自分の名前＋数字」のようなシンプルなアドレスです。そうしたアドレスがない場合は、大学から支給されたアドレスを使ったり、就活用のアドレスを新しく作ったりするといいでしょう。また、携帯メールではファイルを受信できない場合があるので、Gmailなど、PCで利用できるメールアドレスを使うようにしてください。

5.まとめ

面接において、企業の面接官は学生のコミュニケーション能力や適性、人柄などをチェックしている傾向にあります。面接時のマナーが不適切だと、それらの評価にマイナスのイメージを与えてしまう可能性があります。

本格的な選考に進む前に面接時のマナーをしっかり把握し、失礼のないように本番に臨めるようにしましょう。

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