エントリーシートをメール提出する時の書き方・注意点を例文で解説

• 1. エントリーシートをメール提出する時の基本フォーマット
• 2. エントリーシートをメール提出する時のポイント
• 3. エントリーシートをメール提出する時の注意点
• 4. 企業からの受領メール・提出完了メールの返信方法
• 5. エントリーシートのメール提出後にミス・不足に気づいた時の対処法
• 6. 期限ぎりぎり・過ぎて提出する際の例文
• 7. まとめ

1. 【例文】エントリーシートをメール提出する時の基本フォーマット

エントリーシートを提出する時のメールでは、個性を出すというよりも、ビジネスメールとしての基本フォーマットを守ることが大切です。誰が見ても分かりやすく、丁寧な印象を与えるメールを作成しましょう。

以下では就活でそのまま活用できる基本的な例文を紹介します。各項目の詳細は後の章で解説するので、まずは全体の流れと構成を掴んでおきましょう。

（メール例文）
件名：エントリーシートの提出について（〇〇大学／氏名）

株式会社〇〇
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の（氏名）と申します。

この度は貴社の新卒採用に応募させていただきたく、
エントリーシートを添付いたします。

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------------------
（氏名/ふりがな）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.ac.jp
----------------------------------------------------

2. エントリーシートをメール提出する時のポイント

エントリーシートをメールで提出する際には、マナー違反や常識の欠如が疑われてしまわないよう、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ここでは以下の3つについて具体的に解説します。
 

• ・ESのファイルはPDFで添付する

• ・わかりやすいファイル名をつける

• ・メール文面は装飾なしのテキスト形式で

これらのポイントを実践するだけで、あなたの丁寧さや準備の良さが伝わり、他の就活生と差をつけることができるので、ぜひ実践してみてください。

ESのファイルはPDFで添付する

エントリーシートをメールで添付する場合、ファイル形式はPDFに変換するのが基本的なマナーです。WordやExcelのまま送ってしまうと、受け取る側のPCのOSやソフトウェアのバージョンによって、レイアウトが崩れてしまったり、意図しないフォントで表示されてしまったりする可能性があるからです。第三者による内容の改ざんリスクもゼロではありません。PDF形式であれば、作成した際のレイアウトがほぼ全ての環境で維持され、内容の変更もされにくいため、ビジネス文書のやり取りでは広く一般的に使われています。

企業から特にファイル形式の指定がない場合には、基本的にはPDFで提出するようにしましょう。WordやExcelなどの一般的なソフトウェアであれば、印刷メニューから「PDFとして保存」を選択したり、書き出し（エクスポート・ダウンロード）機能を使ったりすることで、簡単に変換できます。念のため、送信前にはファイルが正しくPDFに変換されているか、文字化けやレイアウト崩れがないかを自分で開いて確認しておきましょう。

わかりやすいファイル名をつける

採用担当者は、毎日数多くのエントリーシートに目を通します。そのため、誰から送られてきた何の書類なのかが一目で分かるような、分かりやすいファイル名をつけることが非常に重要です。ファイル名が「名称未設定」や「ES」だけの状態では、担当者がファイルを開くまで中身が分からず、管理の手間を増やしてしまいます。

ファイル名には「何の書類か」「大学名」「氏名」を必ず含めることをルールにしましょう。自分自身でも送信済みファイルを管理しやすいよう、提出日の日付を入れるのもおすすめです。たとえば、「エントリーシート_〇〇大学_氏名.pdf」や「20250928_エントリーシート_氏名.pdf」といった形式が一般的です。なお、企業からファイル名の付け方について指定がある場合は、必ずその指示に従ってください。

メール文面は装飾なしのテキスト形式で

ビジネスメールの基本は、装飾を使わない「テキスト形式」で作成することです。色や太字などの装飾が可能なHTML形式（リッチテキスト形式）のメールは、受信者の環境によっては正しく表示されなかったり、迷惑メールと判断されてしまったりするリスクがあります。特に企業のセキュリティ設定によっては、HTMLメールの受信を制限している場合も少なくありません。

そのためエントリーシートを提出する際のメールも、テキスト形式で作成するのが最も安全で確実です。メールソフトの設定で、新規作成メールのデフォルト設定をテキスト形式にしておくと安心です。テキスト形式は一見すると地味に見えるかもしれませんが、誰にでも正確に情報を伝えるというメール本来の目的を考えれば、最も適しているメールです。署名欄の飾り罫線なども、記号を使いすぎると環境依存文字で文字化けする可能性があるので、「＝＝＝＝＝」「■■■■■」のようなシンプルなものが望ましいです。

3. エントリーシートをメール提出する時の注意点

メールの作成が終わっても、すぐに送信ボタンを押すのは禁物。送信前の最終チェックを怠ると、思わぬミスで評価を下げてしまうことになりかねません。ここでは就活生が特に陥りがちなミスを中心に、メール提出時の注意点を5つ紹介します。
 

• ・誤字脱字をチェックする

• ・ファイルの添付忘れに気をつける

• ・宛名・ファイル・送信アドレスの取り違いには要注意

• ・企業の営業時間内に送信する

• ・提出方法の指定があれば必ず順守する

これらの項目を一つひとつ指差し確認するくらいの気持ちで、慎重に見直しを行いましょう。

誤字脱字をチェックする

メール文面における誤字脱字は、注意力が散漫で志望度が低いという印象を採用担当者に与えかねない、非常にもったいないミスです。メール本文はもちろん、件名・宛名・署名、そして添付したエントリーシートのファイル名に至るまで、隅々まで見直しましょう。

特に変換ミスや敬語の誤用はありがちなミスなので要注意です。たとえば「貴社」と「御社」の使い分け、尊敬語・謙譲語の基本的なルールは、この機会に再確認しておくと安心です。自分一人でのチェックには限界があるため、声に出して読んだり、生成AIにチェックしてもらったりと、さまざまな方法でチェックすることをおすすめします。

ファイルの添付忘れに気をつける

メール本文で「エントリーシートを添付します」と記載しているにもかかわらず、肝心のファイルを添付し忘れるというミスは、就活生だけではなく社会人でさえよくあるミスの一つです。添付忘れは、仕事における「報告漏れ」や「準備不足」といったネガティブなイメージにも直結しかねません。

こうしたミスを防ぐためには、新規メールを作成したら、まず最初にファイルを添付する癖をつけると良いでしょう。本文を書き終えた後だと、気持ちが送信ボタンを押すことに向いてしまい、ファイルの添付を忘れるリスクが高まります。メールソフトによっては、本文に「添付」という言葉があるのにファイルが添付されていない場合に、アラートを出してくれる機能もあるので、設定を確認してみるのも一つの手です。

宛名・ファイル・送信アドレスの取り違いには要注意

複数の企業にエントリーシートを提出していると、メールの宛名や添付するファイルを間違えてしまう「誤送信」のリスクが高まります。A社宛のメールにB社のエントリーシートを添付してしまったり、宛名が他社の名前になったまま送信してしまったりといったミスは、志望度が低いと判断されるだけでなく、個人情報の取り扱いに対する意識の低さを疑われ、致命的なミスとなりえます。

そうした事態に陥らないための対策としては、一社ずつ、集中してメールを作成・送信することが基本です。テンプレート・フォーマットを使い回す場合でも、会社名や担当者名などの部分は、毎回必ず手で入力し直すようにしてください。また、送信に使うメールアドレスが大学発行のものや就活用に作成した氏名が分かりやすいフォーマルなものであるかも確認しましょう。プライベートで使っているニックネームのようなアドレスは避けるべきです。

企業の営業時間内に送信する

メールは24時間いつでも送信できる便利なツールですが、ビジネスシーンにおいては相手企業の営業時間内に送るのがマナーとされています。深夜や早朝にメールを送ると、「生活リズムが不規則な学生なのかな？」といった不要な心配を抱かせてしまう可能性があります。

企業の営業時間は、一般的に平日の9時から18時頃までです。この時間内に送信するのが望ましいでしょう。もしメールの作成が深夜になってしまった場合は、すぐに送信せずに、メールソフトの下書き機能や予約送信機能を活用して、翌日の午前中に送信されるように設定するのが賢明です。

提出方法の指定があれば必ず順守する

企業によってはエントリーシートの提出方法について、ファイル形式やファイル名、メールの件名などを細かく指定している場合があります。たとえば「件名は『新卒採用応募／氏名』としてください」「ファイルはWord形式で提出してください」といった内容が挙げられます。これらの指示は、応募書類を効率的に管理するために設けられているルールであり、必ず順守しなければなりません。

募集要項や企業の採用サイト、送られてきたメールなどを確認して、指定された形式を守れているかをチェックしましょう。もし指定を見落としてしまうと、ルールを守れない、注意力散漫な人物というマイナスの評価を受けてしまう可能性があるので、細心の注意を払いましょう。

4. 企業からの受領メール・提出完了メールの返信方法

エントリーシートを無事に送信した後、企業から「受領メール」や「提出完了メール」と呼ばれる返信が届くことがあります。こうしたメールにどう対応すれば良いのか、返信するべきなのか迷う就活生も多いでしょう。

2つのケース別に返信の要否やマナーについて解説します。

自動応答メールなら原則として返信不要

企業からの受領メールが、送信後すぐに届いた場合や、メールの件名や文面に「自動返信」といった記載がある場合は、システムから自動的に送られているメールである可能性が高いです。この種のメールは、あくまで「あなたのメールを確かに受け取りました」という事実を伝えるためのものであり、採用担当者が直接確認しているわけではありません。

そのため自動応答メールに対しては、原則として返信する必要はありません。もし返信してしまうと、かえって採用担当者の受信ボックスを不要なメールで埋めてしまうことになり、手間を増やしてしまう可能性があります。メールの内容をよく確認し、特に「返信不要」の旨が記載されている場合は、必ずそれに従いましょう。

手入力での返信ならお礼メールを簡潔に

一方で、メールの文面から採用担当者が個別に内容を確認して送っていることが分かる場合、たとえば「〇〇さんのエントリーシートの内容を確認いたしました」といった一文がある場合や、送信者の署名が個人名でしっかりと記載されている場合は、手入力で送信されたメールである可能性が高いです。

このような手間のかかったメールを受け取った際には、簡潔にお礼のメールを返信するのが丁寧な対応です。ただし、長文である必要はなく、「お世話になっております。お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。」といったように、感謝の気持ちを伝えることを主眼に置き、相手が読むのに時間を取らせない配慮が重要です。

返信する際は、件名の「Re:」を消さずに、誰からの何のメールへの返信なのかが分かるようにしておきましょう。ただしこちらのケースでも「返信不要」と明記されている場合には、あえて返信を書く必要はありません。

返信が求められるケースもあるため早めの開封を

企業からの返信メールの中には、単なる受領連絡だけでなく、次の選考ステップの案内や、提出書類に関する確認事項など、学生からの返信を必要とする内容が含まれている場合があります。たとえば「〇月〇日までに、面接希望日をご返信ください」といったケースです。

このような重要な連絡を見落とさないためにも、企業からのメールはできるだけ早く開封する習慣をつけましょう。特に就活中は、毎日複数回、メールをチェックすることが望ましいです。返信が必要なメールに対しては、可能な限り24時間以内に返信することを心がけてください。

5. エントリーシートのメール提出後にミス・不足に気づいた時の対処法

万全を期してエントリーシートを提出したつもりでも、後からミスに気づいて青ざめてしまう、という経験は誰にでもあるものです。「もう選考には通らないかもしれない」と落ち込んでしまう気持ちも分かりますが、ここで重要なのは、気づいた後にどう対応するかという点です。
 

• ・ミスを報告した上で改めてメールを送るのがマナー

• ・訂正メールの書き方・例文

• ・緊急・エラーの場合には電話するのも一つの手段

ここでは上記3つの対処法を順番に解説しますので、万が一の時のために押さえておきましょう。

ミスを報告した上で改めてメールを送るのがマナー

メール送信後にエントリーシートの内容の誤りや、添付ファイルの間違いなどに気づいた場合は、できるだけ速やかに詫びと訂正のメールを送るのが基本的なマナーです。ミスを正直に報告し、正しい内容のものを再提出したいという意思を伝えましょう。

採用担当者は、ミスがあったという事実だけであなたを評価するわけではありません。それ以上に、ミスに対してどのように向き合い、どう行動するかという点を見ています。誠実な対応は、あなたの真摯な人柄や、入社後も責任感を持って仕事に取り組む姿勢を示すことに繋がります。ミスを隠したり放置したりすることなく、勇気を持って正直に連絡を取りましょう。

訂正メールの書き方・例文

訂正メールを送る際は、何についてのメールなのかが一目で分かるように、件名に「訂正」「再送」といった言葉を入れるのがポイントです。本文では、まず自分の名前を名乗り、先日送ったエントリーシートに誤りがあったことを簡潔に述べ、謝罪します。その後、どの部分にどのような誤りがあったのかを具体的に説明し、訂正した正しいファイルを添付している旨を伝えます。

（メール例文）
件名：【訂正・再送】エントリーシートの提出について（〇〇大学／氏名）

株式会社〇〇
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
〇月〇日にエントリーシートを提出いたしました、
〇〇大学の（氏名）です。

大変申し訳ございませんが、先日お送りした添付ファイルに未記入の項目がございました。
つきましては、修正したものを改めて送付させていただきます。

度々お手数をおかけし大変恐縮ですが、ご査収いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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（氏名/ふりがな）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.ac.jp
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緊急・エラーの場合には電話するのも一つの手段

添付ファイルが開けない、文字化けしているといったエラーを企業側から指摘された場合や、提出期限が迫っている中で重大なミスに気づいた場合など、緊急性が高い状況では、メールだけでなく電話で連絡することも一つの手段です。メールは相手がいつ読むか分かりませんが、電話であれば直接、確実に要件を伝えることができます。

電話をする際は、まず大学名と氏名を名乗り、エントリーシートをメールで送付した件で連絡した旨を伝えます。その後、担当者の方に取り次いでもらい、状況を説明して謝罪し、今後の対応について指示を仰ぎましょう。

電話をかける時間帯は、企業の始業直後や終業間際、お昼休憩の時間帯を避けるのがマナーです。事前に話す内容をメモにまとめておくと、慌てずに落ち着いて話すことができるでしょう。

6. 期限ぎりぎり・過ぎて提出する際の例文

エントリーシートの準備に時間がかかり、提出が期限ぎりぎりになってしまったり、不測の事態で期限を過ぎてしまったりすることもあるかもしれません。このような状況では、通常以上に丁寧なコミュニケーションが求められます。

ここでは、それぞれの状況に応じたメールの書き方と例文を紹介します。基本的には期限内に提出することが大前提ですが、万が一の時のために参考にしてください。

期限ぎりぎりに出す際のメール例文

提出期限の当日にメールを送る場合、基本的なメールの構成は通常の提出メールと変わりません。しかし、期限ぎりぎりでの提出となったことについて、一言お詫びの言葉を添えるのがマナーです。「提出が遅くなり、大変申し訳ございません」といった一文を入れることで、誠実な印象を与えることができます。ただし、言い訳がましくならないよう、理由は簡潔に述べるか、あるいは述べずに謝罪に留めるのが良いでしょう。

（メール例文）
件名：エントリーシートの提出について（〇〇大学／氏名）

株式会社〇〇
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
〇〇大学の（氏名）です。

この度は貴社の新卒採用に応募させていただきたく、
エントリーシートを添付いたします。

提出が期限日当日となり、大変申し訳ございません。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------------------
（氏名/ふりがな）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.ac.jp
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期限を過ぎて提出する際の例文

やむを得ない事情で提出期限を過ぎてしまった場合、まずは電話で採用担当者に連絡を取り、提出が遅れてしまったことを謝罪した上で、今から送付しても受け付けてもらえるかを確認するのが最も丁寧な対応です。その許可を得た上で、メールを送るようにしましょう。

その際の提出メールでは、改めて遅れてしまったことへの深いお詫びの気持ちを伝えます。遅れた理由を正直に、かつ簡潔に説明することも大切です。ただし、企業によっては期限後の提出は一切受け付けない場合もあることは理解しておく必要があります。

（メール例文）
件名：【提出期限超過のお詫び】エントリーシートの提出について（〇〇大学／氏名）

株式会社〇〇
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
〇〇大学の（氏名）です。

〇月〇日が提出期限のエントリーシートについて、
私の不注意により期限を過ぎてしまい、心よりお詫び申し上げます。

先ほどお電話でご相談させていただいた際は、
貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
ご了承いただきましたとおり、エントリーシートを添付ファイルにて送付いたします。

この度はご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。
恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------------------
（氏名/ふりがな）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.ac.jp
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7. まとめ

本記事では、エントリーシートをメールで提出する際の書き方やマナー、注意点について、具体的な例文を交えながら解説してきました。メールでの提出は手軽な反面、一つひとつの細やかな配慮が、あなたの第一印象を大きく左右します。

エントリーシートの提出メールでは、分かりやすい件名・ファイル名をつけ、ファイルはPDF形式で添付すること、送信前には誤字脱字や宛先の間違い、ファイルの添付忘れがないかを何度も確認することが重要です。また、万が一ミスに気づいたり、期限に遅れてしまったりした場合には、隠さずに誠実に対応する姿勢が何よりも大切です。

本記事で紹介したポイントを参考に自信を持ってエントリーシートを提出し、内定への第一歩を踏み出しましょう。

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